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Foire aux questions

Accès à nos services
  • La première étape consiste à créer un profil de l’ICIS qui vous permettra d’accéder aux produits et services. Plusieurs applications, comme l’outil d’interrogation en ligne, le Centre d’apprentissage et la Boutique en ligne, sont accessibles à tous les titulaires d’un profil de l’ICIS. D’autres, comme les rapports électroniques, ne peuvent être consultés que par les organismes déclarants ou les organismes non déclarants autorisés. Pour utiliser ces dernières applications, votre organisme doit avoir un droit d’accès aux données et avoir signé une entente de service ou un contrat de licence avec l’ICIS.

    Allez à la page Créer un profil du site Web de l’ICIS pour vous inscrire.

    Remarques importantes

    • Assurez-vous d’actualiser les renseignements qui figurent dans votre profil de l’ICIS afin de maintenir votre permission d’accès. Pour modifier votre profil, ouvrez une session, puis cliquez sur Modifier mon profil dans le menu de gauche.
    • Si vous n’avez plus besoin de votre profil de l’ICIS ou de votre accès à certaines applications, veuillez communiquer immédiatement avec l’ICIS.
    • Chaque profil de l’ICIS est individuel et ne peut être utilisé que par une seule personne.
  • Une fois votre profil créé, vous pouvez présenter une demande d’accès aux applications à accès restreint de l’ICIS. Pour ce faire, ouvrez une session, puis cliquez sur Demande d’accès : Nouvel accès/Révocation d’accès dans le menu de gauche. Vous pouvez demander un nouvel accès ou révoquer votre propre accès ou celui d’un membre de votre organisme en fournissant les renseignements demandés. Vous devez sélectionner le programme, le service, le type de demande et le rôle (au besoin). Pour la plupart des services, vous devez également indiquer l’identificateur de votre organisme afin que nous puissions valider et traiter votre demande.

    Veuillez accéder à votre profil de l’ICIS pour soumettre une demande d’accès ou nous écrire à aide@icis.ca pour obtenir de plus amples renseignements. 

  • Le Centre d’apprentissage de l’ICIS offre de nombreux produits et services de formation. Les cours traitent notamment de la façon de codifier les données, de soumettre des données à l’ICIS, de lire les rapports de l’ICIS et d’utiliser les données pour prendre des décisions.

    L’ICIS emploie les méthodes suivantes pour offrir ses séances de formation :

    • conférences Web : présentations interactives en ligne avec discussion;
    • ateliers : séances de formation interactives en classe dans diverses régions du Canada;
    • autoapprentissage : cours d’apprentissage en ligne interactif;
    • documents téléchargeables;
    • enregistrements en ligne de conférences Web avec évaluations de l’apprentissage (s’il y a lieu).

    Les utilisateurs qui ne sont pas abonnés au Plan de base sont assujettis à la politique de tarification du Centre d’apprentissage de l’ICIS.

    Visitez notre page Événements et formation ou écrivez-nous à aide@icis.ca pour en savoir plus.

    Boutique en ligne

    La Boutique en ligne donne accès à des produits, à des publications, à des manuels d’instructions et à d’autres outils de l’ICIS. L’accès à certains produits de la Boutique en ligne est réservé aux clients rattachés à des organismes qui ont signé une entente de service avec l’ICIS.

    Le nombre de produits et services du Plan de base auquel les établissements de santé ont accès est déterminé en fonction du type d’établissement, du nombre total de lits et du volume annuel d’abrégés. Certains éléments du Plan de base font l’objet de restrictions en matière de confidentialité et sont fournis en tenant compte de toute limite imposée.

  • Autorisation et droits d’auteur

    L’ICIS élabore des produits, des services et des outils qui visent à informer les intervenants et à améliorer la santé et le bien-être des Canadiens. Les fournisseurs (développeurs de logiciels) doivent signer un contrat de licence pour pouvoir recevoir les produits et services de l’ICIS dont ils ont besoin pour développer des logiciels et offrir un soutien technique, afin de répondre aux exigences de soumission électronique des bases de données de l’ICIS. Une fois qu’ils ont signé le contrat de licence de 3 ans et qu’ils nous ont transmis leur formulaire annuel de sélection, les fournisseurs obtiennent accès aux produits choisis, à mesure qu’ils sont diffusés.

    Pour en savoir plus sur la façon de devenir un fournisseur autorisé de l’ICIS, écrivez-nous à aide@icis.ca.

    Soumission d’essai par les fournisseurs

    L’ICIS exige que tous les fournisseurs autorisés soumettent des fichiers d’essai au début de chaque exercice financier afin de s’assurer que toutes les nouvelles règles de validation pour la collecte de données ont été bien appliquées. La page Autorisation et droits d’auteur du site Web de l’ICIS fournit de plus amples renseignements sur ce processus.

    Fournisseurs de l’ICIS

    Cliquez sur les liens pour visualiser la liste des fournisseurs commerciaux qui ont réussi le processus de mise à l’essai pour les banques de données suivantes :

  • Accès selon la taille de l’organisme

    Les établissements de santé ont accès à un nombre précis de produits et services non éducatifs du Plan de base selon leur taille (petit, moyen, grand). La taille est déterminée en fonction du nombre total de lits ou du volume d’abrégés soumis aux banques de données suivantes de l’ICIS : Base de données sur les congés des patients (BDCP), Système national d’information sur les soins ambulatoires (SNISA), Système national d’information sur la réadaptation (SNIR) ou Système d’information sur les soins de longue durée (SISLD). Vous trouverez ci-dessous de plus amples renseignements sur les droits d’accès selon la taille.

    Hôpitaux

    Les hôpitaux abonnés au Plan de base reçoivent les produits et services associés aux banques de données auxquelles ils participent ainsi que d’autres publications et rapports d’intérêt général. La taille d’un hôpital est déterminée comme suit selon le nombre total de lits et le volume d’abrégés soumis aux banques de données de l’ICIS en question :

    • Petits hôpitaux : 1 à 199 lits et volume d’abrégés n’excédant pas 50 000 par année
    • Hôpitaux moyens : 200 à 399 lits et volume d’abrégés n’excédant pas 100 000 par année OU 1 à 199 lits et volume d’abrégés variant de 50 001 à 100 000 par année
    • Grands hôpitaux : 400 lits ou plus ou volume d’abrégés excédant 100 000 par année

    Établissements de soins de longue durée ou de réadaptation

    En vertu du Plan de base, ces établissements reçoivent des produits et services associés aux banques de données du SISLD (RAI-MDS 2.0 ©, SLD interRAI ©) et du SNIR, ainsi que d’autres publications et rapports d’intérêt général. La taille d’un établissement de soins de longue durée ou de réadaptation est déterminée comme suit selon le nombre total de lits :

    • Petits établissements : 1 à 30 lits
    • Établissements moyens : 31 à 99 lits
    • Grands établissements : 100 lits ou plus

    Organismes de services à domicile

    En vertu du Plan de base, les organismes de services à domicile reçoivent des produits et services associés à la banque de données du SISD (RAI-HC ©, SD interRAI ©), ainsi que d’autres publications et rapports d’intérêt général. En raison de la nature de leurs activités, les organismes de services à domicile sont considérés comme « petits » pour ce qui est de l’accès aux produits du Plan de base.

    Nombre de produits et services spécifiques fournis aux organismes de santé (selon la taille), aux autorités sanitaires régionales (ou entités similaires) et aux ministères de la Santé

    Produits et services Organisme de santé : petit Organisme de santé : moyen Organisme de santé : grand Région Ministère de la Santé
    Normes SIG* 1 1 2 1 2
    CIM-10-CA et CCI 1 1 1 1 1
    Produits dérivés des classifications des maladies et des interventions 1 1 1 1 1
    Fichiers de données et tableaux de normes de méthodologie de regroupement 1 2 3 1 3
    Publications (électroniques) Illimité Illimité Illimité Illimité Illimité
    Formations (participant) Illimité (selon la disponibilité) Illimité (selon la disponibilité) Illimité (selon la disponibilité) Illimité (selon la disponibilité) Illimité (selon la disponibilité)

    * Selon une licence pour 5 utilisateurs simultanés.
    † Selon une licence pour 100 utilisateurs simultanés.

    Services de formation sur place

    Les services de formation sur place de l’ICIS visent à aider les établissements et leur personnel à mieux utiliser les divers outils, normes et bases de données de l’ICIS. Ce service unique permet aux clients de déterminer leurs propres objectifs d’apprentissage et de créer un programme qui permet de les atteindre.

    De plus, tous les ateliers inscrits au programme de l’ICIS peuvent être offerts sous forme de séances de formation sur place, selon la disponibilité des ressources de l’ICIS. Pour en savoir plus sur les services de formation sur place de l’ICIS, visitez le Centre d’apprentissage de l’ICIS ou écrivez à formation@icis.ca.

     

    RAI-MDS 2.0 © interRAI Corporation, Washington (D.C.), 1995, 1997, 1999. Modifié avec permission pour utilisation au Canada en vertu d’une licence accordée à l’Institut canadien d’information sur la santé.

    RAI-HC © interRAI Corporation, Washington (D.C.), 1994, 1996, 1997, 1999, 2001. Modifié avec permission pour utilisation au Canada en vertu d’une licence accordée à l’Institut canadien d’information sur la santé.

    interRAI HC © interRAI Corporation, Washington (D.C.), 1994-2012. Modifié avec permission pour utilisation au Canada en vertu d’une licence accordée à l’Institut canadien d’information sur la santé. Les éléments propres au Canada et leur description © Institut canadien d’information sur la santé, 2020.

    interRAI LTCF © interRAI Corporation, Washington (D.C.), 1990-2011. Modifié avec permission pour utilisation au Canada en vertu d’une licence accordée à l’Institut canadien d’information sur la santé. Les éléments propres au Canada et leur description © Institut canadien d’information sur la santé, 2020.
     

Demande de données
  • Le processus de demande de données comprend 5 grandes étapes :

    1. Soumission de la demande à l’ICIS
    2. Évaluation de la demande (par l’ICIS)
    3. Mise au point des spécifications et de la documentation et approbation finale
    4. Traitement et vérification des données 
    5. Diffusion des données (et, ultimement, destruction des données dans le cas des demandes de données au niveau de l’enregistrement soumises par des tiers)
  • Non, celles-ci sont fournies par Statistique Canada. Veuillez consulter le site Web de Statistique Canada.

  • L’ICIS commencera à traiter votre demande dès que vous aurez soumis tous les documents nécessaires et satisfait aux exigences relatives aux données. Le temps de compilation des données varie selon la complexité de la demande, par exemple, le nombre de bases de données visées et la nécessité de faire une consultation sur le respect de la vie privée et d’obtenir une approbation. Il dépend également de votre capacité à répondre aux questions de l’ICIS. Une bonne compréhension du but de la recherche et de la façon dont l’ICIS peut répondre à la question de recherche, ainsi qu’une connaissance adéquate de la base de données de l’ICIS applicable contribueront à écourter le processus.

  • Le formulaire de demande de données en ligne sert à centraliser les demandes de données et permet à l’ICIS d’évaluer les besoins des clients avant toute approbation ou la préparation de tout document officiel.

  • Pour trouver les codes, vous devez consulter un conseiller en recherche ou le personnel du service des archives médicales de l’hôpital. Si vous avez besoin d’aide supplémentaire, un membre du personnel de l’ICIS pourra vous aider à trouver les codes dans le cadre du processus de spécifications des données.

  • Le personnel de l’ICIS peut donner des conseils sur la structure et le contenu des données demandées. Nous vous recommandons de consulter un conseiller en recherche pour ce qui est de l’analyse statistique.

  • Dans le cas des demandes de données par des tiers, vous devez remplir un formulaire officiel de demande et signer l’Entente de non-divulgation et de confidentialité. Des exigences supplémentaires s’appliquent dans le cadre du Programme d’accès aux données pour les étudiants des cycles supérieurs (PADECS).

  • Oui. Selon la banque de données, certains éléments de données ne peuvent pas être communiqués (par souci de respect de la vie privée, par exemple). Pour l’ensemble des banques de données, l’ICIS passe en revue les données avant de les communiquer afin de s’assurer qu’elles sont conformes aux exigences de respect de la vie privée énoncées dans les lois, les ententes avec les fournisseurs de données ainsi que les politiques et pratiques internes.

Définition des données
  • Ce sont des données rattachées à un enregistrement correspondant à une seule personne ou à un seul organisme.

  • Ce sont des renseignements sur la santé qui identifient la personne dont il est question ou qui peuvent être utilisés ou manipulés selon une méthode raisonnablement prévisible pour identifier cette personne, ou qui peuvent être associés, au moyen d’une méthode raisonnablement prévisible, à d’autres renseignements qui identifient la personne.

  • Ce sont des données regroupées ou classées par catégorie qui permettent de répondre à des questions de recherche portant sur des populations ou des groupes d’organismes. Les données au niveau de l’enregistrement sont compilées à un niveau garantissant que l’identité des personnes ou des organismes ne pourra pas être établie au moyen d’une méthode raisonnablement prévisible.

Stockage, conservation et destruction sécuritaire des données
  • Selon l’Entente de non-divulgation et de confidentialité, toutes les données au niveau de l’enregistrement fournies à des tiers, de même que toutes les copies effectuées, doivent être détruites ou nous être retournées dans l’année suivant la publication des travaux ou dans les 3 années suivant leur réception (selon la première de ces éventualités). Vous n’êtes pas tenu de nous retourner les données agrégées.

  • Pour les données au niveau de l’enregistrement, l’établissement ou l’organisme qui demande des données à l’ICIS est responsable de les protéger et de se conformer aux conditions décrites à la section 11 de l’Entente de non-divulgation et de confidentialité. Si, pour une raison ou une autre, l’établissement ou l’organisme doit transférer les données, il doit en aviser l’ICIS par écrit avant de procéder. L’ICIS assure un suivi auprès des tiers ayant demandé des données afin de veiller à la destruction sécuritaire des données au niveau de l’enregistrement à la fin de la période de conservation.

  • Oui. Conformément à l’Entente de non-divulgation et de confidentialité, les demandeurs de données de l’ICIS doivent prendre toutes les mesures raisonnables pour éviter l’identification par recoupements des personnes ou des établissements de santé.

  • Oui. Les exigences quant à la destruction sécuritaire des données au niveau de l’enregistrement de l’ICIS sont établies dans le cadre du processus de demande de données. À la question 7 du formulaire de demande de données au niveau de l’enregistrement de l’ICIS, le demandeur doit décrire l’approche ou les méthodes qu’il utilisera pour détruire les données de façon sécuritaire.

    À la fin de la période de conservation, les données doivent être détruites de façon sécuritaire, conformément à l’Entente de non-divulgation et de confidentialité. Les destinataires des données de l’ICIS, les superviseurs (dans le cas des étudiants du PADECS) et, en définitive, l’établissement ou l’organisme devront fournir à l’ICIS un certificat attestant que les données ont été détruites de façon sécuritaire, et énonçant la date, l’heure et le lieu de la destruction, ainsi que la méthode employée. L’ICIS pourra vous fournir un modèle de certificat de destruction sur demande.

  • Oui. Toutes les publications produites à partir de données obtenues de l’ICIS doivent citer l’ICIS en tant que source de données et indiquer que les résultats ou les points de vue exprimés sont ceux de l’auteur.

  • Dans des circonstances exceptionnelles, il peut être possible de conserver les données plus de 3 ans. Vous devez en faire la demande par écrit à l’ICIS.

  • La destruction sécuritaire des données au niveau de l’enregistrement renvoie à la destruction des données de manière à ce qu’une reconstruction ne soit pas raisonnablement prévisible dans les circonstances, tel qu’il est stipulé à la section 18 de l’Entente de non-divulgation et de confidentialité. Les pratiques exemplaires de l’industrie en matière de destruction sécuritaire des données sont en constante évolution, surtout dans le cas des données électroniques. Pour obtenir des renseignements généraux sur les méthodes de destruction sécuritaires, veuillez consulter la Feuille-info du Commissaire à l’information et à la protection de la vie privée de l’Ontario. Cette feuille présente les pratiques exemplaires suggérées pour la destruction des renseignements personnels. L’ICIS peut vous fournir sur demande des renseignements supplémentaires sur ses exigences actuelles en matière de destruction sécuritaire des données.

Programme d’accès aux données pour les étudiants des cycles supérieurs (PADECS)