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Foire aux questions

  • Document sur le cadre de la qualité des données - Foire aux questions

    1. Pouvons-nous appliquer le cadre aux bases de données de notre établissement?

      Oui. Le cadre de la qualité des données aide à cerner les forces et les faiblesses d’une base de données. Il ne vise pas à évaluer votre base de données en termes de réussite ou d’échec, mais vise plutôt, grâce à une évaluation approfondie, à vous éclairer sur la qualité des données qu’elle contient et sur les limites à considérer dans l’analyse des données.

    2. Pouvez-vous nous indiquer comment procéder?

      Nous vous recommandons de lire tout le document afin de vous familiariser avec les divers aspects de la qualité des données.

      La première application du cadre peut demander beaucoup de temps. Nous vous recommandons de vous concentrer sur les domaines qui sont importants pour vous et vos utilisateurs, comme les éléments de données qui servent à l’élaboration d’indicateurs, etc. De plus, en analysant les résultats de l’évaluation, documentez les moyens d’améliorer vos activités pour disposer de données de meilleure qualité.

    3. Pouvez-vous nous remettre une copie du rapport d’évaluation et des cotes attribuées aux bases de données ou aux registres?

      Les renseignements au sujet des données à l’intention des utilisateurs d’une banque de données sont présentés dans la documentation connexe. La section responsable de la banque de données publie ces documents au moment de la diffusion des données.

      Le rapport d’évaluation et les cotes pour chaque aspect de la qualité des données mesuré par l’outil d’évaluation sont conçus pour définir les forces et les faiblesses de la banque de données et pour élaborer des plans d’amélioration continue de la qualité. Ces renseignements servent ensuite à produire la documentation mentionnée ci-dessus à l’intention des utilisateurs.

    4. Offrirez-vous des séances de formation au sujet du cadre?

      L’ICIS élabore actuellement des séances de formation à l’intention de son personnel. Une fois qu’elles auront été mises au point, elles seront peut-être offertes sur son site Web. Si vous avez besoin d’aide, veuillez nous en faire part à qualitedesdonnees@icis.ca.

    5. S’agit-il de la norme de l’industrie pour évaluer une base de données?

      À l’heure actuelle, il n’existe pas de norme établie pour évaluer la qualité d’une base de données. Le cadre est un outil utilisé par l’ICIS pour évaluer la qualité des données de ses propres banques de données, qui, elles, sont fondées sur les pratiques exemplaires de l’industrie.

    6. Quelles mesures l’ICIS prend-il pour répondre aux observations des utilisateurs?

      Les sections responsables des banques de données à l’ICIS utilisent des pratiques d’amélioration continue de la qualité. À titre d’exemple, elles se servent des résultats des évaluations effectuées pour chaque année de données afin de définir les améliorations à apporter aux bases de données. Elles établissent l’ordre de priorité pour les activités nécessaires, puis élaborent un plan de mise en œuvre.

    7. Je ne suis pas d’accord avec vos définitions, vos dimensions et vos critères. Est-ce que je peux proposer des changements? À qui?

      Nous sommes très intéressés à connaître votre opinion sur le cadre et sa façon d’aborder les questions de la qualité des données. Veuillez acheminer vos commentaires ou vos suggestions à qualitedesdonnees@icis.ca.

    8. Quel est le lien entre ce document et celui sur les limites des données publié l’an dernier?

      Le document publié l’an dernier a été préparé en partie au moyen des résultats de l’application de l’évaluation. Il résume les limites des données connues de la base de données pour l’année de publication et les années subséquentes.

    9. Qui puis-je appeler pour obtenir plus de renseignements?

      Veuillez faire parvenir vos questions à qualitedesdonnees@icis.ca.
  • Pouvons-nous appliquer le cadre aux bases de données de notre établissement?

    Oui. Le cadre de la qualité des données aide à cerner les forces et les faiblesses d’une base de données. Il ne vise pas à évaluer votre base de données en termes de réussite ou d’échec, mais vise plutôt, grâce à une évaluation approfondie, à vous éclairer sur la qualité des données qu’elle contient et sur les limites à considérer dans l’analyse des données.

  • Financement par activité

    Le financement par activité est une méthode de financement des dispensateurs de soins de santé (p. ex. les hôpitaux de soins de courte durée, les établissements de soins de longue durée et les centres de réadaptation) en échange des soins et des services qu’ils fournissent. 

    L’institut canadien d’information sur la santé (ICIS) a mis sur pied une unité de financement par activité pour aider les bailleurs de fonds qui subventionnent le système de santé canadien dans leur processus de financement par activité. L’ICIS possède l’expertise technique relativement aux données cliniques et financières ainsi qu’aux systèmes des groupes clients qui sont des composantes importantes du modèle de financement par activité.

  • Le dossier médical électronique (DME) est un dossier informatisé qui contient des documents et des images sous forme électronique. Il permet aux médecins en milieu communautaire et à d’autres dispensateurs de soins de santé primaires (SSP) de conserver, récupérer et manipuler électroniquement l’information recueillie lors des consultations des patients. L’adoption du DME fondé sur des normes pancanadiennes permet aux professionnels des SSP

    • d’échanger de l’information avec d’autres points de service ailleurs au pays
    • de traduire les investissements en cybersanté en résultats positifs pour la santé

     

  • Foire aux questions au sujet des Normes SIG

    Que sont les Normes SIG?

    Les Normes SIG désignent les Normes sur les systèmes d’information de gestion dans les organismes de santé du Canada. Il s’agit d’un ensemble de normes nationales régissant la collecte et la déclaration de données financières et statistiques sur les activités quotidiennes des organismes de services de santé. Elles fournissent un cadre d’intégration des données cliniques, financières et statistiques.

    Pourquoi ont-elles été élaborées?

    Les Normes SIG ont été élaborées pour :

    • Mieux mesurer l’utilisation des ressources en ce qui a trait aux activités, en intégrant les données cliniques, financières et liées aux activités.
    • Améliorer l’actualité et la comparabilité de l’information recueillie dans les établissements de soins de santé du Canada.

    Qu’est-ce qui est inclus dans les Normes SIG?

    Les Normes SIG comprennent ce qui suit :

    • plan comptable;
    • principes et pratiques comptables;
    • systèmes de mesure de la charge de travail;
    • indicateurs;
    • applications de gestion;
    • glossaire des termes.

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    Qui utilise les Normes SIG?

    Les hôpitaux et les régions sanitaires doivent soumettre à la Base de données canadienne SIG (BDCS) des données financières et statistiques sur les services hospitaliers conformément aux Normes SIG. Les régions sanitaires soumettent également d’autres statistiques sur les activités de services de santé. La plupart des provinces et des territoires soumettent des données hospitalières par l’intermédiaire de leur ministère de la Santé. Cette information peut servir à établir le coût des activités des organismes de services de santé. En outre, elles constituent la base de l’établissement de rapports de gestion, y compris les états financiers annuels à usage général, l’analyse du ratio financier et l’établissement du budget de fonctionnement.

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    Qui conseille l’ICIS quant à l’élaboration et la révision des Normes SIG?

    Le Groupe de travail technique donne des conseils techniques sur l’élaboration, la tenue à jour et la mise en œuvre efficace des Normes SIG dans le continuum de la prestation de services de santé. Le groupe de travail est composé de l’équipe responsable des Normes SIG de l’ICIS et de coordonnateurs provinciaux et territoriaux des Normes SIG. L’ICIS peut, à sa discrétion, ajouter d’autres membres externes.

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    Comment puis-je obtenir une copie des Normes SIG?

    La plus récente version des Normes SIG est celle de 2013. Elle entrera en vigueur le 1er avril 2013. Les abonnés au Plan de base peuvent obtenir gratuitement les Normes SIG 2013. Pour savoir si votre organisation a déjà téléchargé les Normes SIG ou si elle est abonnée au Plan de base, écrivez à commandes@icis.ca.

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    Comment puis-je installer les fichiers dans mon ordinateur ou mon réseau?

    Les fichiers sont faciles à installer. La Boutique en ligne de l’ICIS donne des instructions d’installation détaillées.

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    Existe-t-il un soutien à la mise en œuvre pour les Normes SIG?

    Il y a un coordonnateur des Normes SIG dans chaque province ou territoire. Communiquez d’abord avec cette personne si vous avez besoin d’un soutien à la mise en œuvre pour les Normes SIG. S’il vous faut d’autres renseignements, envoyez un courriel à l’ICIS à nif@icis.ca ou composez le 613-241-7860 et demandez à parler à un conseiller des Normes SIG.

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    L’ICIS offre-t-il une formation sur les Normes SIG?

    Les Normes SIG fonctionnent à l’aide de la plateforme Folio Views®. Si vous connaissez bien Internet, vous ne devriez pas avoir de difficulté à naviguer dans les Normes SIG. La recherche de renseignements précis, l’impression et l’utilisation des hyperliens se font de manière semblable qu’en ligne.

    Nous conseillons aussi aux nouveaux utilisateurs de lire le guide de mise en route des Normes SIG, qui est accessible à partir du menu principal. Vous souhaiterez peut-être aussi vous inscrire au produit d’apprentissage en ligne de l’ICIS intitulé Navigation dans les Normes SIG à l’aide de Folio Views® (MIS). Ce cours est offert gratuitement aux abonnés du Plan de base.

    L’ICIS offre d’autres produits d’autoapprentissage sur les Normes SIG, de même que des ateliers en personne. Veuillez consulter le centre d’apprentissage de l’ICIS pour trouver le cours ou l’atelier qui vous convient le mieux.

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    Qu’est-ce qu’un système de mesure de la charge de travail?

    Un système de mesure de la charge de travail (SMT) est un outil servant à mesurer le volume d’activités effectuées par un centre d’activité en unités de temps normalisées. Lorsqu’elle est utilisée avec d’autres données financières et statistiques (comme les heures, le personnel et les activités liées au service), la charge de travail d’un centre d’activité donne aux gestionnaires une bonne indication du nombre et des types de services fournis selon les indicateurs du rendement, de l’utilisation et des finances. La section 4.4 des Normes SIG donne un aperçu des systèmes de mesure de la charge de travail, dont les catégories de charge de travail propres à certaines disciplines et la classification des activités reliées à la charge de travail.

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    Renseignements supplémentaires

    Veuillez nous écrire à nif@icis.ca si vous avez d’autres questions ou demandes auxquelles nous n’avons pas répondu dans le présent document.

     
     
     
     
     
     
     
  • Au sujet du RCITO

    • Qu’est-ce que le Registre canadien des insuffisances et des transplantations d’organes?
      Le Registre canadien des insuffisances et des transplantations d’organes (RCITO) est une base de données nationale gérée par l’Institut canadien d’information sur la santé (ICIS). Son mandat est d’enregistrer et d’analyser le niveau d’activité et les résultats des transplantations d’organes vitaux et des traitements par dialyse rénale.
    • Qui est responsable de cette base de données?
      C’est l’ICIS qui gère ce registre.
    • Quelle est la valeur de cette base de données?
      Le RCITO fournit des statistiques sur les tendances à long terme concernant les transplantations d’organes, les dons d’organes, les listes d’attente et les traitements de dialyse. De plus, les données comparatives qu’il produit contribuent à améliorer les traitements et les soins aux patients, et à promouvoir la recherche.

    Transplantations d’organes

    • Combien de transplantations d’organes sont effectuées au Canada chaque année?
      En 2014, 2 356 transplantations d’organes solides ont été pratiquées au Canada.
    • Quel est l’organe le plus souvent transplanté au Canada chaque année?
      En 2014, il y a eu 1 430 transplantations rénales au Canada, ce qui représente la majorité des transplantations d’organes simples (61%). Les autres transplantations d’un seul organe comprenaient 537 transplantations hépatiques, 161 transplantations cardiaques, 226 transplantations pulmonaires et 79 transplantations pancréatiques.

    Listes d’attente

    • Combien de personnes sont en attente d’une transplantation?
      Au 31 décembre 2014, 4 514 patients étaient en attente d’une transplantation. Parmi eux, 77 % attendaient une transplantation rénale et 11 %, une transplantation hépatique. Ce chiffre ne prend pas en compte les 75 patients qui attendaient une transplantation d’îlot de Langerhans.

    Dialyse

    • Combien y a-t-il de patients en dialyse au Canada?
      En 2014, on comptait 5 269 nouveaux patients en dialyse. Au 31 décembre 2014, le RCITO détenait des données sur 20 690 patients en dialyse. La majorité des patients étaient traités par hémodialyse (77 %) et le reste, par dialyse péritonéale (23 %).
    • Combien y a-t-il de centres de dialyse au Canada?
      Selon l’information la plus récente dans le RCITO, 103 programmes de dialyse en milieu hospitalier au Canada offraient des soins rénaux complets en 2014.

    Donneurs d’organes

    • Combien y a-t-il de donneurs d’organes?
      En 2014, on comptait 592 donneurs d’organes décédés et 553 donneurs vivants.
    • En quoi les dons des donneurs vivants et des donneurs décédés sont-ils différents?
      Un donneur vivant ne donne qu’un seul organe, tandis qu’un donneur décédé peut en donner jusqu’à 8. De plus, les donneurs vivants ont souvent un lien de parenté avec le receveur d’organe, ce qui n’est pas toujours le cas pour les donneurs décédés.
    • Comment puis-je devenir un donneur d’organes?
      Si vous souhaitez devenir un donneur d’organes, communiquez avec votre service local d’approvisionnement en organes
  • FAQ

    Questions générales

    1. Quel est le processus de demande de données à l’ICIS?

      Le processus de demande de données comprend cinq étapes :
      1. Soumission de la demande à l’ICIS;
      2. Évaluation de la demande par la section de l'ICIS;
      3. Mise au point des spécifications et de la documentation et approbation finale;
      4. Traitement et vérification des données;
      5. Diffusion des données (et destruction des données dans le cas des demandes de données au niveau de l’enregistrement soumises par une tierce partie).
         
    2. Quelle est l’utilité du formulaire de demande de données?

      Le nouveau formulaire de demande de données en ligne sert, à la manière d’un guichet unique, à centraliser les demandes de données et permet à l'ICIS d'évaluer les besoins des clients avant toute approbation ou la préparation de tout document officiel.
       
    3. Quels autres documents dois-je remplir?

      Dans le cas des demandes de données de tierces parties, vous devez remplir un formulaire officiel de demande de données et signer l’Entente de non-divulgation et de confidentialité. Des exigences supplémentaires s’appliquent dans le cadre du Programme d'accès aux données pour les étudiants des cycles supérieurs (PADECS : www.icis.ca/padecs).
       
    4. Qu’est-ce qui détermine le temps d’exécution d’une demande de données?

      L'ICIS commence à traiter la demande de données lorsque le client a soumis tous les documents nécessaires et qu’il satisfait aux exigences relatives aux données. Le temps de compilation des données varie selon la complexité de la demande, par exemple, le nombre de bases de données visées et la nécessité de faire une consultation sur le respect de la vie privée et d’approuver la demande. Il varie également en fonction de la capacité du client à répondre aux questions de l’équipe responsable de la base de données. Une bonne compréhension du but de la recherche et de la façon dont l’ICIS peut répondre à la question de recherche, ainsi qu’une connaissance adéquate de la base de données de l’ICIS, contribueront à écourter le processus.
       
    5. La section responsable de la base de données m’aidera-t-elle dans mon analyse?

      Le personnel de l’ICIS peut donner des conseils sur la structure et le contenu des données demandées. Nous vous recommandons de consulter un conseiller en recherche pour ce qui est de l’analyse statistique.
       
    6. L’ICIS fournit-il des statistiques démographiques?

      Non, elles sont plutôt fournies par Statistique Canada. Consultez le site Web de Statistique Canada au http://www.statcan.gc.ca.
       
    7. Que dois-je faire si je ne connais pas les codes des classifications (ICD-9, CIM-10 et CCI) correspondant à l’affection qui m’intéresse?

      Pour trouver les codes, vous devez consulter un conseiller en recherche ou le personnel du service des archives médicales de l’hôpital. Si vous avez besoin d’aide supplémentaire, un membre du personnel de la section de la base de données vous aidera à trouver les codes dans le cadre du processus des spécifications des données.
       
    8. Y a-t-il des données que l'ICIS ne communiquera pas?

      Oui. Selon la base de données, certains éléments de données ne peuvent pas être communiqués, par souci de respect de la vie privée, par exemple. Pour l’ensemble des bases de données, l’ICIS passe en revue les données avant de les communiquer afin de s’assurer qu’elles sont conformes aux exigences relatives au respect de la vie privée énoncées dans les lois, les ententes avec les fournisseurs de données ainsi que les politiques et pratiques internes.
       

    Définition des données
     

    1. Qu’est-ce que des renseignements personnels sur la santé?

      Ce sont des renseignements qui identifient la personne dont il est question ou qui peuvent être utilisés ou manipulés selon une méthode raisonnablement prévisible pour identifier cette personne, ou qui peuvent être associés, au moyen d’une méthode raisonnablement prévisible, à d’autres renseignements qui identifient la personne.
       
    2. Qu’est-ce que des données agrégées?

      Ce sont des données regroupées ou classées par catégorie et qui peuvent répondre à des questions de recherche portant sur des populations ou des groupes d’organismes. Les données au niveau de l’enregistrement sont compilées à un niveau qui permet d’assurer que l’identité des personnes ou des organismes ne puisse être établie au moyen d’une méthode raisonnablement prévisible.
       
    3. Qu’est-ce que des données au niveau de l’enregistrement?

      Ce sont des données dont chaque enregistrement correspond à une seule personne ou à un seul organisme.
       
    4. Comment l’ICIS s’y prend-il pour anonymiser les données au niveau de l’enregistrement?

      L’ICIS modifie les enregistrements qui contiennent des renseignements personnels sur la santé afin que l’identité des personnes ou des établissements ne puisse être établie au moyen d’une méthode raisonnablement prévisible. Cela comprend :
      1. la suppression du nom (s’il a été recueilli);
      2. le retrait ou le chiffrement des numéros permettant l’identification, comme le numéro d’assurance-maladie et le numéro de dossier;
      3. la troncature du code postal aux trois premiers caractères ou le remplacement du code postal par un la région géographique;
      4. la conversion de la date de naissance au mois et à l'année de naissance, à l’âge ou au groupe d’âge;
      5. la conversion de la date d'admission et de la date de sortie au mois et à l'année seulement;
      6. la révision de tous les éléments de données afin d’éliminer toute possibilité d’identification d'une personne au moyen d’une méthode raisonnablement prévisible.
         

    Des méthodes et des normes, outre celles énumérées ci-dessus, peuvent être élaborées afin d’anonymiser les renseignements dans toute la mesure du possible
     

    Entreposage et utilisation des données
     

    1. Pendant combien de temps puis-je conserver et utiliser les données qui me sont confiées?

      Selon l’Entente de non-divulgation et de confidentialité, les clients doivent détruire ou nous retourner toutes les données tierces, ainsi que toutes les copies, dans l’année suivant la publication de la documentation ou dans les trois années suivant la réception des données au niveau de l'enregistrement (selon la première de ces éventualités). Vous n'êtes pas tenu de retourner les données agrégées à l'ICIS.
       
    2. Est-il possible d’obtenir une prolongation afin de conserver les données au niveau de l’enregistrement plus de trois ans?

      Dans des circonstances exceptionnelles, il est possible de conserver les données plus de trois ans; cependant, cette demande doit être présentée par écrit à l’ICIS.
       
    3. Y a-t-il des restrictions d’utilisation des données?

      Oui. Conformément à l’Entente de non-divulgation et de confidentialité, les demandeurs de données de l’ICIS doivent prendre toutes les mesures raisonnables pour éviter l’identification par recoupements des personnes ou des établissements de santé.
       
    4. Puis-je utiliser les données de l’ICIS dans des publications?

      Oui. Toutes les publications produites à partir de données obtenues de l’ICIS doivent citer l’ICIS en tant que source de données et indiquer que les résultats ou les points de vue exprimés sont ceux de l’auteur.
       
    5. Y a-t-il des restrictions de transfert des données?

      Pour les données au niveau de l’enregistrement, l’établissement ou l’organisme qui demande des données à l’ICIS est, à terme, responsable de protéger les données et de se conformer aux modalités stipulées à la section 8 de l’Entente de non-divulgation et de confidentialité. Si, pour une raison ou une autre, l’établissement ou l’organisme doit transférer les données, il doit en aviser l’ICIS par écrit avant le transfert. L’ICIS assure un suivi des demandes auprès des tierces parties pour veiller à la destruction sécuritaire des données au niveau de l’enregistrement à la fin de la période de conservation.
       
    6. Y a-t-il des restrictions en matière de destruction des données au niveau de l’enregistrement?

      Oui. Les restrictions quant à la destruction sécuritaire des données de l’ICIS sont établies dans le cadre du processus de demande de données. À la question 8 du formulaire de demande de données au niveau de l’enregistrement de l’ICIS, le destinataire des données de l’ICIS doit décrire l’approche ou les méthodes qu’il utilisera pour détruire de façon sécuritaire ces données.

      À la fin de la période de conservation, les données doivent être détruites de façon sécuritaire et conformément à l’Entente de non-divulgation et de confidentialité. Les destinataires des données de l’ICIS ou les superviseurs (dans le cas des étudiants du PADECS) et, à terme, l’établissement ou l’organisme devront fournir à l’ICIS un certificat de destruction attestant que les données ont été détruites de façon sécuritaire, et énonçant la date, l’heure et le lieu de la destruction, ainsi que la méthode employée. Un modèle de certificat de destruction est disponible sur demande à l’ICIS.
       
    7. Qu’est-ce qu’une destruction sécuritaire et comment respecter cette norme?

      La destruction sécuritaire des données au niveau de l’enregistrement renvoie à la destruction des données de manière à ce qu’une reconstruction ne soit pas raisonnablement prévisible dans les circonstances, tel qu’il est stipulé à la section 19 de l’Entente de non divulgation et de confidentialité. Les pratiques exemplaires de l’industrie en matière de destruction sécuritaire des données sont en constante évolution, surtout dans le cas des données en format électronique. Pour obtenir des renseignements généraux sur les méthodes de destruction sécuritaires, veuillez consulter la Feuille-info accessible dans le site web du Bureau du commissaire à l’information et à la protection de la vie privée de l’Ontario (www.ipc.on.ca/images/Resources/fact-10-f.pdf). Cette Feuille-info présente les pratiques exemplaires suggérées pour la destruction des renseignements personnels. De plus amples renseignements sur les exigences actuelles de l’ICIS en matière de destruction sécuritaire sont disponibles sur demande.
       

    Programme d'accès aux données pour les étudiants des cycles supérieurs (PADECS)
     

    1. Qui est responsable à terme de la protection et de la destruction finale des données fournies par l’ICIS aux destinataires participant au PADECS?

      L’université à laquelle était inscrit l’étudiant au PADECS lorsque les données ont initialement été fournies est, à terme, responsable de protéger les données et de se conformer aux modalités énoncées à la section 8 de l’Entente de non-divulgation et de confidentialité.
       
    2. Est-ce que toutes les demandes de données des étudiants des cycles supérieurs doivent passer par le processus de demande du PADECS?

      Non. Les étudiants doivent d’abord consulter les rapports de l’ICIS publiés ainsi que les Statistiques éclair dans le site Web de l'ICIS afin de vérifier si les données sont déjà à la disposition du public. S’ils ont besoin de données personnalisées, ils doivent alors faire une demande auprès du coordonnateur du PADECS.
       
    3. Les étudiants canadiens inscrits dans une université à l’étranger sont-ils admissibles au PADECS?

      Oui. Les étudiants canadiens inscrits à l’étranger sont admissibles à ce programme. Cependant, la priorité sera accordée aux étudiants canadiens inscrits à une université canadienne. Dans tous les cas, l’ICIS ne divulgue pas de renseignements personnels sur la santé à des entités qui se trouvent à l’extérieur du Canada. Comme c’est le cas pour tous les demandeurs de données du PADECS, les données doivent demeurer sous la garde et le contrôle de l’université à laquelle elles ont été fournies à l’origine.
       
    4. Les étudiants non canadiens sont-ils admissibles au PADECS?

      L'ICIS ne fournira pas de données à des résidents non canadiens qui étudient dans une université non canadienne. Les étudiants non canadiens inscrits à une université canadienne peuvent faire une demande de données. Les données doivent demeurer sous la garde et le contrôle de l’université à laquelle elles ont été fournies à l’origine.
       
    5. Les étudiants de premier cycle sont-ils admissibles au PADECS?

      Non. Le PADECS est destiné aux étudiants des cycles supérieurs qui ont besoin de données dans le cadre du programme d'études supérieures auquel ils sont inscrits (p. ex. mémoire de maîtrise, thèse de doctorat ou boursier de recherche médicale).
       
    6. Les étudiants qui ont reçu un financement ou une subvention pour accéder à des données dans le cadre de leur thèse ou mémoire sont-ils admissibles au PADECS?

      Non. Vous ne serez pas admissible au PADECS si vous ou votre superviseur avez reçu un financement ou une subvention pour obtenir des données. Vous pouvez cependant présenter une demande directement à la section de la base de données pour obtenir des données, moyennant des frais.
       
    7. Puis-je accéder à des données par un autre moyen si je ne suis pas admissible au PADECS?

      Oui. Vous pouvez présenter une demande de données directement à une équipe d’une base de données de l’ICIS. L’ICIS répond aux demandes de données personnalisées des chercheurs et d’autres personnes selon un mode de recouvrement des coûts.
       
    8. Y a-t-il des restrictions sur la durée de conservation des données?

      Oui. Selon l'Entente de non-divulgation et de confidentialité pour les données au niveau de l’enregistrement, les données, ainsi que toutes les copies, doivent être détruites de façon sécuritaire dans l’année suivant la publication de la documentation visant à répondre aux exigences du programme d'études supérieures ou dans les trois années suivant la réception des données au niveau de l’enregistrement, selon la première de ces éventualités. En général, l’ICIS n’exige pas le renvoi ou la destruction des données agrégées. (Consultez votre entente signée pour connaître les modalités.)
       
    9. Je travaille à une étude pour mon conseiller en recherche : puis-je faire une demande de données dans le cadre du PADECS et, une fois mon projet terminé, fournir ces données à mon conseiller en recherche afin qu’il puisse les utiliser à son tour?

      Conformément aux modalités de l'Entente de non-divulgation et de confidentialité pour les données au niveau de l’enregistrement, les données doivent servir uniquement aux fins de la recherche énoncées dans le formulaire de demande. Si le conseiller en recherche souhaite utiliser les données à une autre fin, il doit alors soumettre une demande selon le processus formel de demande de données de l’ICIS.
       
    10. Puis-je utiliser les données obtenues dans le cadre du PADECS à une autre fin, par exemple, dans des projets spéciaux en collaboration avec mon conseiller en recherche?

      Non. Les données que vous recevez sont destinées au programme d’études supérieures énoncé dans la section des objectifs du projet de votre demande. Toute autre utilisation est interdite, à moins qu’elle ne soit autorisée par l’ICIS.

Accès à nos services

  • La première étape consiste à créer un profil de l’ICIS qui vous permettra d’accéder aux produits et services. Plusieurs applications, comme l’outil d’interrogation en ligne, le Centre d’apprentissage et la Boutique en ligne, sont accessibles à tous les titulaires d’un profil de l’ICIS. D’autres, comme les rapports électroniques, ne peuvent être consultés que par les organismes déclarants ou les organismes non déclarants autorisés. Pour utiliser ces dernières applications, votre organisme doit avoir un droit d’accès aux données et avoir signé une entente de service ou un contrat de licence avec l’ICIS.

    Allez à la page Créer un profil du site Web de l’ICIS pour vous inscrire.

    Remarques importantes

    • Assurez-vous d’actualiser les renseignements qui figurent dans votre profil de l’ICIS afin de maintenir votre permission d’accès. Pour modifier votre profil, ouvrez une session, puis cliquez sur Modifier mon profil dans le menu de gauche.
    • Si vous n’avez plus besoin de votre profil de l’ICIS ou de votre accès à certaines applications, veuillez communiquer immédiatement avec l’ICIS.
    • Chaque profil de l’ICIS est individuel et ne peut être utilisé que par une seule personne.
  • Une fois votre profil créé, vous pouvez présenter une demande d’accès aux applications à accès restreint de l’ICIS. Pour ce faire, ouvrez une session, puis cliquez sur Demande d’accès : Nouvel accès/Révocation d’accès dans le menu de gauche. Vous pouvez demander un nouvel accès ou révoquer votre propre accès ou celui d’un membre de votre organisme en fournissant les renseignements demandés. Vous devez sélectionner le programme, le service, le type de demande et le rôle (au besoin). Pour la plupart des services, vous devez également indiquer l’identificateur de votre organisme afin que nous puissions valider et traiter votre demande.

    Veuillez accéder à votre profil de l’ICIS pour soumettre une demande d’accès ou nous écrire à aide@icis.ca pour obtenir de plus amples renseignements. 

  • Organismes abonnés au Plan de base

    L’ICIS et les ministères de la Santé du Canada sont heureux d’offrir aux établissements de santé et aux régies régionales de la santé du Canada (ou autres entités semblables, comme les réseaux locaux d’intégration des services de santé) un accès à de nombreux produits et services sans frais supplémentaires (jusqu’à un certain maximum), dans le cadre du Plan de base de l’ICIS. Pour savoir si votre organisme a accès aux produits du Plan de base, écrivez-nous à aide@icis.ca ou appelez-nous au 613-241-5543.

    Fournisseurs de logiciels

    Les fournisseurs doivent signer un contrat de licence pour recevoir les produits et services de l’ICIS. Obtenez plus d’information concernant les fournisseurs.

    Entente de service avec l’ICIS

    Tous les organismes sont tenus de conclure avec l’ICIS une entente de service dans laquelle sont décrites les conditions d’accès et d’utilisation s’appliquant aux services à accès restreint. Vous devrez désigner une personne-ressource qui sera chargée de gérer l’accès de votre organisme aux services à accès restreint de l’ICIS. Pour savoir si votre organisme a déjà signé une entente de service, écrivez-nous à aide@icis.ca ou appelez-nous au 613-241-5543.

    Gestionnaires de compte

    Les organismes abonnés au Plan de base peuvent désigner des gestionnaires de compte qui sont responsables de valider l’accès des employés de leur organisme. Les employés peuvent alors commander des manuels, des normes et des publications à partir de la Boutique en ligne et s’inscrire à la plupart des séances du Centre d’apprentissage gratuitement. Les gestionnaires de compte peuvent également désigner d’autres gestionnaires de compte au sein de leur organisme.

    Devenir gestionnaire de compte

    L’un des demandeurs autorisés de votre organisme doit présenter une demande en ligne afin de vous désigner comme gestionnaire de compte.

    Les gestionnaires de compte ont accès au service Gestion de la formation et de l’accès aux produits en se connectant à leur profil de l’ICIS. Cet accès leur permet de

    • valider le statut d’employé des utilisateurs afin que ceux-ci puissent commander des manuels, des normes et des publications ou s’inscrire à la plupart des séances de formation gratuitement;
    • désigner d’autres gestionnaires de compte au sein de leur organisme;
    • supprimer l’accès de gestionnaires de compte qui n’en ont plus besoin.
  • Le Centre d’apprentissage de l’ICIS offre de nombreux produits et services de formation. Les cours traitent notamment de la façon de codifier les données, de soumettre des données à l’ICIS, de lire les rapports de l’ICIS et d’utiliser les données pour prendre des décisions.

    L’ICIS emploie les méthodes suivantes pour offrir ses séances de formation :

    • conférences Web : présentations interactives en ligne avec discussion;
    • ateliers : séances de formation interactives en classe dans diverses régions du Canada;
    • autoapprentissage : cours d’apprentissage en ligne interactif;
    • documents téléchargeables;
    • enregistrements en ligne de conférences Web avec évaluations de l’apprentissage (s’il y a lieu).

    Les utilisateurs qui ne sont pas abonnés au Plan de base sont assujettis à la politique de tarification du Centre d’apprentissage de l’ICIS.

    Visitez notre page Événements et formation ou écrivez-nous à aide@icis.ca pour en savoir plus.

    Boutique en ligne

    La Boutique en ligne donne accès à des produits, à des publications, à des manuels d’instructions et à d’autres outils de l’ICIS. L’accès à certains produits de la Boutique en ligne est réservé aux clients rattachés à des organismes qui ont signé une entente de service avec l’ICIS.

    Le nombre de produits et services du Plan de base auquel les établissements de santé ont accès est déterminé en fonction du type d’établissement, du nombre total de lits et du volume annuel d’abrégés. Certains éléments du Plan de base font l’objet de restrictions en matière de confidentialité et sont fournis en tenant compte de toute limite imposée.

  • Autorisation et droits d’auteur

    L’ICIS élabore des produits, des services et des outils qui visent à informer les intervenants et à améliorer la santé et le bien-être des Canadiens. Les fournisseurs (développeurs de logiciels) doivent signer un contrat de licence pour pouvoir recevoir les produits et services de l’ICIS dont ils ont besoin pour développer des logiciels et offrir un soutien technique, afin de répondre aux exigences de soumission électronique des bases de données de l’ICIS. Une fois qu’ils ont signé le contrat de licence de 3 ans et qu’ils nous ont transmis leur formulaire annuel de sélection, les fournisseurs obtiennent accès aux produits choisis, à mesure qu’ils sont diffusés.

    Pour en savoir plus sur la façon de devenir un fournisseur autorisé de l’ICIS, écrivez-nous à aide@icis.ca.

    Soumission d’essai par les fournisseurs

    L’ICIS exige que tous les fournisseurs autorisés soumettent des fichiers d’essai au début de chaque exercice financier afin de s’assurer que toutes les nouvelles règles de validation pour la collecte de données ont été bien appliquées. La page Autorisation et droits d’auteur du site Web de l’ICIS fournit de plus amples renseignements sur ce processus.

    Fournisseurs de l’ICIS

    Cliquez sur les liens pour visualiser la liste des fournisseurs commerciaux qui ont réussi le processus de mise à l’essai pour les banques de données suivantes :

    Base de données sur les congés des patients (BDCP) (en anglais seulement)

    Registre canadien des remplacements articulaires (RCRA) (en anglais seulement)

    Système de déclaration de l’expérience des patients canadiens (SDEPC)

    Système d’information ontarien sur la santé mentale (SIOSM)

    Système d’information sur les soins de longue durée (SISLD) (en anglais seulement)

    Système d’information sur les services à domicile (SISD) (en anglais seulement)

    Système national d’information sur la réadaptation (SNIR)

    Système national d’information sur les soins ambulatoires (SNISA) (en anglais seulement)

Demande de données

  • Le processus de demande de données comprend 5 grandes étapes :

    1. Soumission de la demande à l’ICIS
    2. Évaluation de la demande (par l’ICIS)
    3. Mise au point des spécifications et de la documentation et approbation finale
    4. Traitement et vérification des données 
    5. Diffusion des données (et, ultimement, destruction des données dans le cas des demandes de données au niveau de l’enregistrement soumises par des tiers)
  • Le formulaire de demande de données en ligne sert à centraliser les demandes de données et permet à l’ICIS d’évaluer les besoins des clients avant toute approbation ou la préparation de tout document officiel.

  • Dans le cas des demandes de données par des tiers, vous devez remplir un formulaire officiel de demande et signer l’Entente de non-divulgation et de confidentialité. Des exigences supplémentaires s’appliquent dans le cadre du Programme d’accès aux données pour les étudiants des cycles supérieurs (PADECS).

  • L’ICIS commencera à traiter votre demande dès que vous aurez soumis tous les documents nécessaires et satisfait aux exigences relatives aux données. Le temps de compilation des données varie selon la complexité de la demande, par exemple, le nombre de bases de données visées et la nécessité de faire une consultation sur le respect de la vie privée et d’obtenir une approbation. Il dépend également de votre capacité à répondre aux questions de l’ICIS. Une bonne compréhension du but de la recherche et de la façon dont l’ICIS peut répondre à la question de recherche, ainsi qu’une connaissance adéquate de la base de données de l’ICIS applicable contribueront à écourter le processus.

  • Le personnel de l’ICIS peut donner des conseils sur la structure et le contenu des données demandées. Nous vous recommandons de consulter un conseiller en recherche pour ce qui est de l’analyse statistique.

  • Non, celles-ci sont fournies par Statistique Canada. Veuillez consulter le site Web de Statistique Canada.

  • Pour trouver les codes, vous devez consulter un conseiller en recherche ou le personnel du service des archives médicales de l’hôpital. Si vous avez besoin d’aide supplémentaire, un membre du personnel de l’ICIS pourra vous aider à trouver les codes dans le cadre du processus de spécifications des données.

  • Oui. Selon la banque de données, certains éléments de données ne peuvent pas être communiqués (par souci de respect de la vie privée, par exemple). Pour l’ensemble des banques de données, l’ICIS passe en revue les données avant de les communiquer afin de s’assurer qu’elles sont conformes aux exigences de respect de la vie privée énoncées dans les lois, les ententes avec les fournisseurs de données ainsi que les politiques et pratiques internes.

Définition des données

  • Ce sont des renseignements sur la santé qui identifient la personne dont il est question ou qui peuvent être utilisés ou manipulés selon une méthode raisonnablement prévisible pour identifier cette personne, ou qui peuvent être associés, au moyen d’une méthode raisonnablement prévisible, à d’autres renseignements qui identifient la personne.

  • Ce sont des données regroupées ou classées par catégorie qui permettent de répondre à des questions de recherche portant sur des populations ou des groupes d’organismes. Les données au niveau de l’enregistrement sont compilées à un niveau garantissant que l’identité des personnes ou des organismes ne pourra pas être établie au moyen d’une méthode raisonnablement prévisible.

  • Ce sont des données rattachées à un enregistrement correspondant à une seule personne ou à un seul organisme.

Stockage, conservation et destruction sécuritaire des données

  • Selon l’Entente de non-divulgation et de confidentialité, toutes les données au niveau de l’enregistrement fournies à des tiers, de même que toutes les copies effectuées, doivent être détruites ou nous être retournées dans l’année suivant la publication des travaux ou dans les 3 années suivant leur réception (selon la première de ces éventualités). Vous n’êtes pas tenu de nous retourner les données agrégées.

  • Dans des circonstances exceptionnelles, il peut être possible de conserver les données plus de 3 ans. Vous devez en faire la demande par écrit à l’ICIS.

  • Oui. Conformément à l’Entente de non-divulgation et de confidentialité, les demandeurs de données de l’ICIS doivent prendre toutes les mesures raisonnables pour éviter l’identification par recoupements des personnes ou des établissements de santé.

  • Oui. Toutes les publications produites à partir de données obtenues de l’ICIS doivent citer l’ICIS en tant que source de données et indiquer que les résultats ou les points de vue exprimés sont ceux de l’auteur.

  • Pour les données au niveau de l’enregistrement, l’établissement ou l’organisme qui demande des données à l’ICIS est responsable de les protéger et de se conformer aux conditions décrites à la section 11 de l’Entente de non-divulgation et de confidentialité. Si, pour une raison ou une autre, l’établissement ou l’organisme doit transférer les données, il doit en aviser l’ICIS par écrit avant de procéder. L’ICIS assure un suivi auprès des tiers ayant demandé des données afin de veiller à la destruction sécuritaire des données au niveau de l’enregistrement à la fin de la période de conservation.

  • Oui. Les exigences quant à la destruction sécuritaire des données au niveau de l’enregistrement de l’ICIS sont établies dans le cadre du processus de demande de données. À la question 7 du formulaire de demande de données au niveau de l’enregistrement de l’ICIS, le demandeur doit décrire l’approche ou les méthodes qu’il utilisera pour détruire les données de façon sécuritaire.

    À la fin de la période de conservation, les données doivent être détruites de façon sécuritaire, conformément à l’Entente de non-divulgation et de confidentialité. Les destinataires des données de l’ICIS, les superviseurs (dans le cas des étudiants du PADECS) et, en définitive, l’établissement ou l’organisme devront fournir à l’ICIS un certificat attestant que les données ont été détruites de façon sécuritaire, et énonçant la date, l’heure et le lieu de la destruction, ainsi que la méthode employée. L’ICIS pourra vous fournir un modèle de certificat de destruction sur demande.

  • La destruction sécuritaire des données au niveau de l’enregistrement renvoie à la destruction des données de manière à ce qu’une reconstruction ne soit pas raisonnablement prévisible dans les circonstances, tel qu’il est stipulé à la section 18 de l’Entente de non-divulgation et de confidentialité. Les pratiques exemplaires de l’industrie en matière de destruction sécuritaire des données sont en constante évolution, surtout dans le cas des données électroniques. Pour obtenir des renseignements généraux sur les méthodes de destruction sécuritaires, veuillez consulter la Feuille-info du Commissaire à l’information et à la protection de la vie privée de l’Ontario. Cette feuille présente les pratiques exemplaires suggérées pour la destruction des renseignements personnels. L’ICIS peut vous fournir sur demande des renseignements supplémentaires sur ses exigences actuelles en matière de destruction sécuritaire des données.

Programme d’accès aux données pour les étudiants des cycles supérieurs (PADECS)