Programme d'accès aux données pour les étudiants des cycles supérieurs (PADECS)

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Programme d'accès aux données pour les étudiants des cycles supérieurs (PADECS)

Qu’est-ce que le Programme d'accès aux données pour les étudiants des cycles supérieurs? (PADECS)

L’ICIS met gracieusement ses données à la disposition des étudiants des cycles supérieurs admissibles au Programme d'accès aux données pour les étudiants des cycles supérieurs (PADECS). Les étudiants des cycles supérieurs qui réalisent des travaux de recherche peuvent accéder aux données de diverses bases de données et divers registres cliniques des domaines suivants :

Le PADECS a deux objectifs :

  • Renforcer la capacité des étudiants des cycles supérieurs à réaliser des recherches sur les services de santé;
  • Accroître la sensibilisation à l’ICIS et à ses banques de données, de même qu’à l’importance de la qualité des données et de la protection des renseignements personnels, auprès des étudiants des cycles supérieurs qui visent une carrière dans le domaine des services de santé.

Critères d’admissibilité au PADECS

Les demandes d'accès aux données présentées en vertu du PADECS doivent répondre aux critères suivants :

  1. Les données doivent servir à répondre aux exigences du programme d'études supérieures auquel l'étudiant est inscrit (p. ex. mémoire de maîtrise, thèse de doctorat ou bourse en recherche médicale).
  2. Le projet de recherche a fait l'objet d'un examen du Comité d'éthique de la recherche (CER), le cas échéant.
  3. Le projet de recherche appuie le mandat de l'ICIS de fournir en temps opportun l'information appropriée et nécessaire à l'établissement de politiques de santé avisées, à la gestion efficace du système de santé canadien et à la sensibilisation du public aux déterminants de la santé.

Les demandes provenant des étudiants des cycles supérieurs inscrits à temps plein ou à temps partiel à une université canadienne reconnue seront traitées en priorité.

L'ICIS refusera les demandes d'accès aux données en vertu du PADECS dans les cas suivants :

  1. La demande de données est présentée pour le compte d'un superviseur qui mène une recherche indépendante.
  2. L'étudiant ou son superviseur a reçu des fonds pour obtenir des données aux fins du projet de recherche visé.
  3. Les données demandées nécessitent le couplage de données ou un travail d'analyse qui exige beaucoup de ressources de la part de la section responsable de la base de données.

Dans ces cas, les demandes peuvent être présentées directement à la section responsable de la base de données. Pour en savoir davantage, visitez le www.icis.ca/demandesdedonnees.

Délai de traitement des demandes

Une fois qu’il a reçu tous les documents exigibles dûment remplis, l’ICIS amorce le traitement des demandes de données retenues. Selon la nature de la demande, le processus peut inclure des discussions avec le coordonnateur du PADECS, la section responsable de la base de données ou du registre et le Secrétariat au respect de la vie privée. Le coordonnateur du PADECS organise ces discussions.

Généralement, l’ICIS communique les données demandées un à trois mois après la date de réception du dossier de demande dûment rempli et approuvé. Le temps nécessaire pour remplir l'ensemble des documents, de même que le délai de traitement de la demande et de la communication dépendent de la nature de la demande (par exemple, une demande de données agrégées par rapport à une demande de données au niveau de l'enregistrement) et du volume de demandes de données traitées par la section responsable de la base de données ou du registre.

Marche à suivre pour présenter une demande au PADECS

Première étape : l’étudiant consulte le coordonnateur du PADECS

Les demandeurs doivent remplir le formulaire de demande de données, en prenant soin de cocher le PADECS, ou communiquer avec le coordonnateur du PADECS (padecs@icis.ca) au moins un mois avant de soumettre leur demande afin de discuter de leur admissibilité et de la faisabilité d’utiliser les données de l’ICIS pour répondre aux questions de recherche.

Deuxième étape : le coordonnateur du PADECS procède à l'évaluation initiale des demandes de données avec la section responsable de la base de données

Le coordonnateur du PADECS fera l'évaluation initiale de la demande avec la section responsable de la base de données (et le Secrétariat au respect de la vie privée de l'ICIS, le cas échéant). Ensemble, ils s'assurent de la disponibilité des données et veillent à ce que la communication des données soit conforme aux politiques et aux pratiques de l'ICIS en matière de vie privée et de communication des données.

Troisième étape : l’étudiant soumet un dossier de demande

Selon les résultats de cette évaluation initiale, le coordonnateur du PADECS jugera s’il recommande à l’étudiant de présenter la demande de données.

Veuillez soumettre les documents suivants, en plus des documents énumérés dans le Formulaire de demande de données, au moment où vous présentez votre demande au PADECS.:

  1. Une lettre d’intention de l’étudiant, signée par a) l’étudiant; b) son ou ses superviseurs; et c) le directeur du département (trois signatures), qui confirme que l’étudiant est inscrit à temps plein ou à temps partiel à un programme d’études supérieures et que l’analyse des données demandées sera effectuée par l’étudiant et servira à satisfaire aux exigences de son programme.
  2. Le formulaire de demande de données agrégées de la part des clients et l’Entente de non-divulgation et de confidentialité relative à des données agrégées de l'ICIS ou le Formulaire de demande de données au niveau de l’enregistrement par une tierce partie et l'Entente de non-divulgation et de confidentialité relative à une demande de données au niveau de l’enregistrement par une tierce partie.
  3. Le formulaire Sécurité de l’information
  4. La Déclaration de financement du projet de l'ICIS (PDF).

Liste de vérification du dossier de demande présenté au PADECS (permet de s'assurer que le dossier est complet; à envoyer avec la demande)

Quatrième étape : l'ICIS revoit le dossier de demande et prépare le fichier de données ou les tableaux de données

Le coordonnateur du PADECS et la section responsable de la base de données procèdent à une évaluation plus poussée de la demande. Ils examinent notamment les éléments de données demandés, ainsi que la conformité aux restrictions d'accès aux données.

L'ensemble de données est préparé par la section responsable de la base de données conformément aux spécifications élaborées en collaboration avec l'étudiant.

Cinquième étape : l'ICIS communiqué les données

La section responsable de la base de données fait les derniers arrangements avec l'étudiant en vue de la communication des données de l'ICIS.

Renseignements supplémentaires

Pour obtenir de plus amples renseignements, veuillez communiquer avec le coordonnateur du PADECS à padecs@cihi.ca ou au 416-481-2002.

Conseils relatifs aux demandes de données

  1. Élaborer une question de recherche ou un énoncé précis.
  2. Consultez les rapports déjà publiés par l'ICIS ainsi que les Statistiques éclair du site Web de l'ICIS. Ces données sont mises à la disposition du public et il n'est pas nécessaire de présenter une demande de données au PADECS pour y avoir accès.
  3. Passez en revue le site Web de l'ICIS pour connaître ses banques de données et les exigences relatives au respect de la vie privée.
  4. Utilisez l'information contenue dans le site Web de l'ICIS pour cibler une base de données et des éléments de données susceptibles de contenir les réponses à vos questions.
  5. Déterminez si vous avez besoin de données agrégées ou au niveau de l'enregistrement.
  6. Visitez la section FAQ pour les réponses aux questions fréquemment posées.

Soumettre une demande de données

Foire aux questions (FAQ)

Adresse postale du PADECS :
Programme d’accès aux données pour les étudiants des cycles supérieurs (PADECS)
Institut canadien d’information sur la santé (ICIS)
4110, rue Yonge, bureau 300

Téléphone : 613-481-2002
Télécopieur : 416-481-2950
Courriel : padecs@icis.ca

Pour obtenir un document de l'ICIS dans un format de remplacement, remplissez le formulaire de demande d’accès sur le site de l'ICIS.