Vous avez une question sur le Système national de déclaration des accidents et incidents (SNDAI)? Vous vous demandez de quelle façon les autres établissements de santé canadiens recueillent, déclarent et analysent les données sur les accidents et incidents de façon sécuritaire et anonyme? Pour en savoir plus, consultez la foire aux questions (FAQ) ci‑dessous sur le SNDAI.

Fichier minimal

Fonctionnalité

Fichier minimal

Renseignements généraux sur le SNDAI

Quelle est la portée actuelle du SNDAI?

Types d’accidents ou incidents : Le SNDAI recueille des données sur les accidents et incidents potentiels et réels liés aux médicaments et aux solutions intraveineuses. Il ne recueille aucune information sur les réactions indésirables aux médicaments. Ces dernières devraient être déclarées à Santé Canada.

Types de médicaments : Le SNDAI recueille des données sur les accidents et incidents liés aux

  • médicaments commercialisés;
  • médicaments d’accès spécial;
  • médicaments d’essais cliniques;
  • préparations magistrales.

Le SNDAI ne recueille aucune donnée sur les accidents et incidents liés au sang ou aux produits du sang ou sur les accidents et incidents liés à des produits de santé naturels.

Milieu : Le fichier minimal du SNDAI vous permet de recueillir de l’information sur les accidents et incidents liés aux médicaments et aux solutions intraveineuses qui se produisent dans les établissements de santé canadiens participants, notamment

  • les hôpitaux de soins de courte durée et spécialisés;
  • les agences de soins ambulatoires;
  • les établissements de soins de longue durée.

Répercussions de l’accident ou incident

Dois‑je fournir une description de l’accident ou incident médicamenteux?

Même si le champ de description est facultatif, il permet de contextualiser la valeur codifiée des éléments de données. Une description de l’accident ou de l’incident médicamenteux peut aider à mieux comprendre les événements. Il s’agit d’un précieux élément d’information pour assurer la qualité des données et des analyses.

Le SNDAI est‑il accompagné d’un outil d’aide à la décision qui me permettrait d’évaluer l’importance du préjudice d’un accident ou incident médicamenteux?

L’algorithme peut vous aider à évaluer de façon plus exacte et uniforme l’importance du préjudice des accidents et incidents médicamenteux. On le trouve à la page 4 du formulaire de collecte des données sur les accidents et incidents du SNDAI (en anglais seulement) et à l’annexe A du fichier minimal du SNDAI.

Découverte de l’accident ou incident

Comment puis‑je codifier les dates et les heures des accidents ou incidents médicamenteux dans les cas d’administrations multiples au même patient ou résident au cours d’une période donnée?

Si un accident ou incident s’est produit au cours d’une période donnée (administrations multiples), vous devez soumettre la date et l’heure qui correspondent au moment où l’accident ou incident a atteint le patient pour la première fois (première dose).

Caractéristiques des patients

À quel niveau l’information du patient ou du résident est‑elle recueillie par le SNDAI?

Le SNDAI recueille les éléments de données facultatifs suivants sur les patients et les résidents :

  • Sexe
  • Mois et année de naissance

Détails sur l’accident ou incident

Comment codifier un accident ou incident médicamenteux qui chevauchait plusieurs processus ou qui a donné lieu à plus d’un problème?

Les éléments de données Processus d’utilisation des médicaments/solutions intraveineuses et Problème avec un médicament ou une solution intraveineuse sont à choix unique. Lorsque vous les codifiez, vous devez sélectionner le processus et le problème les plus responsables de l’accident ou incident. Habituellement, il s’agit du problème ou processus initial.

Que faire si un accident ou incident médicamenteux touche plus d’un patient?

Vous devez soumettre un enregistrement d’accident ou incident par patient ou résident. Chaque accident ou incident est propre à un patient ou à un résident et les résultats pourraient être différents.

Le processus de préparation/distribution peut‑il être divisé en 2 parties, c’est‑à‑dire « préparation » et « distribution » (p. ex. mauvaise préparation repérée avant la distribution)?

Toutes les activités qui comportent la préparation et la distribution ont été regroupées sous la catégorie préparation/distribution, même si une seule de ces activités est responsable de l’accident ou incident. Cette approche est conforme au Cadre conceptuel de la classification internationale pour la sécurité des patients de l’Organisation mondiale de la santé.

Les allergies aux médicaments sont une préoccupation courante et importante. Alors pourquoi l’option « réaction allergique » ne figure-t-elle pas dans la liste pour l’élément de données Problème avec un médicament ou une solution intraveineuse?

La définition d’un accident ou incident selon le SNDAI comprend le concept de capacité de prévention. Une réaction indésirable à un médicament (quand on ne sait pas si la personne est allergique) ne peut pas être évitée. Le seul cas pour lequel une allergie à un médicament pourrait être rattachée à un accident ou incident médicamenteux est si on savait que la personne était allergique à un médicament. Dans ce cas, vous devez sélectionner mauvais produit lorsque vous attribuerez un code à l’élément de données Problème avec un médicament ou une solution intraveineuse.

Information sur les médicaments

Puis‑je fournir de l’information sur plus d’un médicament pour un seul accident ou incident?

Oui, vous pouvez soumettre de l’information sur un maximum de 10 médicaments pour chaque accident ou incident.

Si le mauvais médicament a été donné à un patient ou à un résident, puis-je déclarer le médicament qui a été donné incorrectement et celui qui aurait dû être donné?

Oui, vous pouvez, si vous le voulez, déclarer le bon et le mauvais médicament, mais seule l’information sur mauvais produit est obligatoire. Lorsque vous attribuez le code mauvais produit à l’élément de données Problème avec un médicament ou une solution intraveineuse, le système vous demande de déterminer s’il s’agit du bon ou du mauvais produit.

Quelle est la forme du médicament s’il s’agit d’un médicament liquide par voie intraveineuse ou injection?

Les médicaments liquides par voie intraveineuse sont des solutions. Les médicaments administrés par voie orale peuvent aussi être des solutions. Les termes intraveineuse et injection se rapportent à la voie d’administration.

Examens et résultats

Puis‑je soumettre un enregistrement d’accident ou d’incident sans remplir les éléments de données dans le domaine Examens et résultats?

Même si les éléments de données de ce domaine sont facultatifs, nous vous encourageons fortement à tous les remplir, particulièrement pour les accidents et incidents qui ont causé un préjudice au patient ou au résident. Ce domaine peut servir à consigner les leçons à retenir et à formuler des stratégies pour réduire le nombre d’accidents ou incidents semblables. Il est utile de communiquer cette information à chaque organisation qui participe au SNDAI.

La « Probabilité de récurrence » concerne‑t‑elle uniquement mon établissement ou tous les établissements où l’accident ou incident médicamenteux pourrait se répéter?

Cet élément de données sert à déterminer s’il est probable que cet accident ou incident médicamenteux se répète dans votre établissement de santé.

L’expression « Admission/réadmission non planifiée » renvoie‑t‑elle uniquement aux admissions et réadmissions à mon établissement de santé?

Si un accident ou incident médicamenteux s’est produit et qu’il a nécessité l’admission ou la réadmission à n’importe quel établissement de santé (que ce soit le vôtre ou non), alors la réponse à cet élément de données est oui.

Que veut‑on dire par « analyse des causes fondamentales »?

L’analyse des causes fondamentales est un processus d’examen précis qui vise à déterminer les facteurs contributifs sous‑jacents d’un accident ou incident. Certains organismes utilisent d’autres méthodes d’examen pour atteindre le même objectif.

Fonctionnalité

Inscription et accès

Combien d’utilisateurs du SNDAI un établissement de santé participant peut‑il avoir?

Normalement, les établissements de santé comptent au moins un utilisateur du SNDAI, mais moins de 10.

Outil de déclaration des accidents et incidents

Comment puis‑je savoir quels éléments de données sont obligatoires?

Les éléments de données obligatoires sont indiqués sur les copies électroniques et papier du formulaire de collecte des données sur les accidents et incidents du SNDAI (en anglais seulement). Les champs obligatoires en ligne sont signalés par un astérisque et doivent être remplis pour que le système vous permette de passer aux prochains écrans de saisie de données.

Puis‑je créer une ébauche d’enregistrement et ne pas la soumettre s’il me manque de l’information?

Oui, vous pouvez créer des ébauches d’enregistrement. Vous seul (l’organisme déclarant) aurez accès aux ébauches d’enregistrements. Les données ne seront pas incluses dans les analyses avant que l’enregistrement soit publié. L’ICIS enverra un rappel si un enregistrement reste à l’état d’ébauche pendant 30 jours.

Un enregistrement d’accident ou incident peut‑il être modifié après sa soumission au SNDAI?

L’ICIS ne modifie pas directement les données. Si vous avez besoin d’ajouter de l’information ou de corriger les données existantes, un enregistrement peut être annulé et retourné à l’établissement de santé déclarant. Les demandes d’annulation et de retour d’un enregistrement doivent être envoyées à sndai@icis.ca et indiquer ce qui suit :

  • le numéro de cas du SNDAI;
  • le motif de la demande d’annulation et de retour.

Le SNDAI vous informera au moyen de l’outil de communication une fois que l’enregistrement aura été annulé et retourné. Vous pourrez alors modifier, sauvegarder et renvoyer l’enregistrement au SNDAI pour qu’il soit publié de nouveau.

Outil de communication

Quels types de messages puis‑je m’attendre à recevoir si j’utilise l’outil de communication?

Messages de l’ICIS : L’ICIS vous informera si les enregistrements sont à l’état d’ébauche depuis 30 jours, ou s’il existe des problèmes de qualité et des identificateurs dans les champs de texte.

Messages d’autres établissements de santé déclarants et d’ISMP Canada : Un autre utilisateur pourrait réaliser une analyse qui comporte des enregistrements soumis par votre établissement. Tout organisme peut utiliser le lien qui apparaît sur chacun des enregistrements pour demander plus d’information à votre établissement de santé.

Les communications sont‑elles anonymes?

Oui, toutes les communications qui passent par cet outil sont anonymes. On attribue un pseudonyme à chacun des établissements de santé déclarants afin de protéger leur identité. Seuls les organismes participants au SNDAI peuvent utiliser l’outil.

Outil analytique

Comment puis‑je accéder à l’outil analytique?

Ouvrez une session dans l’outil de déclaration des accidents et incidents du SNDAI.
Cliquez sur l’onglet Analyze dans la barre de navigation pour vous rendre à l’écran Analyze.
À partir de l’écran Analyze, cliquez sur le lien Analytical Tool.
Une nouvelle fenêtre s’ouvrira.

Comment puis‑je accéder aux dossiers principaux dans l’outil analytique?

Vous pouvez avoir accès à un menu de navigation déroulant en cliquant sur l’icône de l’ICIS dans la partie supérieure gauche de l’écran du rapport. La fonction permettant de fermer la session se trouve également dans ce menu. Vous pouvez retourner à l’écran principal du SNDAI en élargissant la piste de navigation et en cliquant sur le lien NSIR.

Pourquoi un message d’erreur s’affiche‑t‑il lorsque j’essaie d’utiliser le bouton Précédent de mon navigateur Web pour revenir en arrière?

Vous devez utiliser les flèches de l’outil vers la gauche et vers la droite, qui sont situées dans la bannière de l’ICIS, pour basculer entre les différents niveaux de déclaration. Si vous utilisez les boutons Précédent et Suivant de votre navigateur Web, vous perdrez des données et un message d’erreur s’affichera.

Qui peut voir les données de mon établissement de santé?

Tous les utilisateurs inscrits du SNDAI pourront utiliser vos données à des fins d’analyse. Toutefois, seuls les organismes (et les utilisateurs associés à ces organismes) qui ont reçu la permission de lire vos données seront en mesure d’analyser vos données intégrales.

Dans quelle mesure les données de l’outil analytique sont‑elles à jour?

Les données sur les accidents et incidents médicamenteux sont mises à jour toutes les heures. Les utilisateurs ont donc accès à des données actuelles et précises aux fins de déclaration.

À quel niveau puis‑je effectuer mon analyse?

L’analyse peut être effectuée à différents niveaux, de l’échelle locale à l’échelle pancanadienne. Vous avez l’option d’afficher les résultats à l’échelle du SNDAI, par province, région, organisation ou site, et même à l’échelle d’un service ou d’une unité.

Je souhaite exécuter une analyse précise, mais il n’existe pas de modèle de rapport. Que dois‑je faire?

Écrivez à l’équipe du SNDAI à sndai@icis.ca et fournissez des renseignements détaillés sur le type d’analyse que vous aimeriez réaliser. Nous déterminerons s’il est possible de créer un nouveau modèle de rapport que vous pourrez utiliser et nous prévoirons un calendrier pour ce projet.

Puis‑je communiquer les résultats de mon rapport avec les autres?

Les établissements de santé déclarants ont la permission d’analyser et de divulguer ces données à partir de leur propre établissement, à leur discrétion. Toute divulgation de données identifiables provenant d’un autre établissement doit être faite uniquement après avoir reçu l’approbation écrite de cette institution. L’accès aux données du SNDAI, leur utilisation et leur divulgation doivent toujours se faire dans le respect de l’entente entre votre organisme et l’ICIS.

Quels sont les accidents et incidents disponibles aux fins d’analyse?

Toutes les données sur les accidents et incidents médicamenteux soumises au SNDAI, sauf les enregistrements dont l’état de l’accident ou incident est « ébauche » ou « supprimé », sont disponibles aux fins d’analyse. Vous pouvez filtrer les accidents ou incidents analysés en sélectionnant des critères.

L’une des analyses que j’ai exécutées a produit une fréquence supérieure au nombre d’enregistrements connus. Qu’est‑ce que cela signifie?

Toute analyse effectuée au moyen d’un élément de données pour lequel plusieurs variables peuvent être sélectionnées dans une rangée, une colonne ou un filtre entraînera probablement une fréquence plus élevée que le nombre d’enregistrements d’accident ou incident connus. Le système indique le nombre de fois que les critères sélectionnés pour l’analyse sont respectés. Par exemple, puisqu’un accident ou incident peut avoir plus d’un facteur contributif, une analyse filtrée par groupes de facteurs contributifs particuliers produira une fréquence plus élevée que le nombre d’enregistrements. Le système compte chaque occurrence de ces facteurs contributifs.

D’autres questions? 

Écrivez‑nous à sndai@icis.ca pour toute autre interrogation à laquelle la présente foire aux questions n’a pas répondu