Webinaire : Optimisez vos questions sur la codification dans l’outil d’interrogation en ligne

Webinaire : Optimisez vos questions sur la codification dans l’outil d’interrogation en ligne

Transcription du webinaire : Optimisez vos questions sur la codification dans l’outil d’interrogation en ligne

Diapositive 1 : Introduction

Bonjour à tous. Nous sommes heureux que vous soyez des nôtres aujourd’hui pour le webinaire « À la une ». 

Diapositive 2 : Programme

Le présent webinaire porte sur le service d’interrogation en ligne. Nous traiterons de ce que vous devez connaître au sujet de cet outil et nous passerons en revue les critères de soumission pour les questions de codification, ce qui vous aidera à optimiser votre expérience. Nous parlerons donc de ce que vous devez faire pour soumettre une question de codification qui répond aux critères. Nous examinerons également des exemples de questions de codification et verrons si elles respectent ou non les critères ou comment elles pourraient être améliorées pour les respecter. 

Il existe 2 ressources en complément à ce webinaire : le bulletin Tout ce qu’il faut savoir sur les changements au service d’interrogation en ligne des Classifications et l’aide-mémoire Résolution d’un problème de codification. Ces ressources sont accessibles sur notre site Web au www.icis.ca. Rendez-vous sur la page Codification et classification et suivez le lien vers la page Ressources de classification où vous trouverez des ressources supplémentaires.  

Diapositive 3 : Critères de soumission

Comme vous le savez certainement, l’équipe des Classifications et Terminologies de l’ICIS a adopté de nouveaux critères de soumission pour les questions de codification. Depuis le 1er octobre 2018, seules les questions qui répondent à au moins un des critères de soumission sont traitées. Dans ce processus, nous avons mis au point l’aide-mémoire Résolution d’un problème de codification, qui est une ressource disponible sur la page Web Codification et classification. Il énumère les étapes à suivre pour résoudre vos propres difficultés et celles que vous devez effectuer avant de soumettre une question de codification.

Diapositive 4 : Qu’est-ce que cela signifie? 

Qu’est-ce que cela signifie?

Votre question doit respecter au moins un des critères suivants : 

• Vous tentez d’attribuer un code de la CIM-10-CA ou de la CCI pour un diagnostic ou une intervention, mais il vous semble que la classification ne comprend aucun code approprié.
• Vous portez à notre attention une erreur possible que vous avez repérée dans un de nos produits comme les classifications (CIM-10-CA ou CCI) ou les Normes canadiennes de codification, ou ce qui vous apparaît comme une lacune dans nos produits.
• Vous avez repéré un problème possible de qualité des données.
• Vous voulez soulever une question qui revêt une grande importance sur le plan de l’intérêt public ou de la politique stratégique (p. ex. l’aide médicale à mourir, les intoxications aux opioïdes ou la COVID-19).
   

Diapositive 5 : Les questions de codification qui ne répondent pas aux critères 

Alors, quels types de questions ne répondent pas aux critères de soumission? Nous ne répondons pas aux :

• Questions qui reposent sur des scénarios cliniques hypothétiques — il doit y avoir un cas réel pour lequel vous avez besoin d’assistance.
• Questions auxquelles aucune documentation clinique pertinente n’est jointe — il nous est toujours important de consulter cette documentation, car les détails du cas influent sur la façon d’attribuer les codes.
• Questions qui demandent une validation de l’attribution de codes sans qu’une difficulté soit précisée.
• Questions dont les réponses se trouvent dans les ressources à la disposition du client, comme les normes de codification ou les conseils aux codificateurs.
• Questions qui sont liées à une documentation incomplète, illisible ou ambiguë. 
• Questions qui sont hors du champ d’expertise de l’équipe des Classifications et Terminologies (p. ex. les questions qui concernent les champs de saisie des données, la pondération de la consommation des ressources [PCR] ou les méthodologies de regroupement des clients). Ces questions peuvent être soumises dans l’outil d’interrogation en ligne, mais elles doivent être envoyées à une autre section de l’ICIS. Les questions qui concernent les abrégés de patients doivent être acheminées à l’équipe des Bases de données clinico-administratives, ou BDCA, aussi appelée équipe de la Base de données sur les congés des patients (BDCP) et du Système national d’information sur les soins ambulatoires (SNISA). Celles qui touchent à la méthodologie de regroupement doivent être envoyées à l’équipe des Groupes clients. De plus, les questions de nature clinique qui sont hors du champ d’expertise de l’équipe des Classifications et Terminologies devraient être posées au médecin traitant.

Diapositive 6 : Quand soumettre une question de codification?

Cela étant dit, sachant qu’il existe des critères précis et des étapes à suivre avant de soumettre votre question, comment pouvez-vous être certain de devoir soumettre une question de codification? Comme l’indique l’aide-mémoire, vous devriez d’abord essayer de résoudre votre problème de codification vous-même à l’aide des ressources à votre disposition. Si vous n’y parvenez pas, et si votre question répond aux critères, vous pouvez nous faire parvenir la question de codification. 

Diapositive 7 : Comment formuler une question qui respecte les critères de soumission?

Lorsque vous êtes prêts à formuler votre question, vous devez vous assurer d’inclure tous les éléments importants afin d’optimiser votre expérience avec les questions de codification. Cela nous mène à l’étape 3 dans l’aide-mémoire, qui comprend les éléments suivants :

• Énoncez clairement le problème ou la question de codification que vous tentez de résoudre.
• Fournissez tous les faits et détails pertinents, et indiquez les documents sources et la documentation clinique que vous avez consultés.
• Nommez les ressources que vous avez utilisées (p. ex. les énoncés de directives des normes de codification) et dites de quelle façon vous les avez appliquées au cas.
• Précisez les codes de la CIM-10-CA et de la CCI ainsi que les titres de codes, s’il y a lieu, que vous pensez attribuer.
• Joignez toujours la documentation clinique dépersonnalisée pertinente.

Lorsque la question répond aux critères de soumission et que les éléments importants sont inclus, nous pouvons clairement cerner votre problème. Nous pouvons mieux comprendre votre processus de réflexion et la façon dont vous avez appliqué les ressources mises à votre disposition. Cela nous permet aussi de mieux déceler les lacunes dans les classifications ou de mieux cerner les clarifications à apporter dans nos produits. Les détails nous aident également à vous offrir des directives claires, appropriées et complètes. 

Diapositive 8 : Optimisez vos questions de codification soumises à l’outil d’interrogation en ligne

Afin d’optimiser votre expérience avec les questions de codification, énoncez clairement le problème, dressez la liste des faits, des détails pertinents et des ressources utilisées. Soyez le plus clair possible, décrivez votre processus de réflexion et les problèmes auxquels vous vous heurtez. Donnez les codes de la CIM-10-CA et de la CCI ainsi que les titres de codes que vous pensez attribuer, et joignez la documentation clinique dépersonnalisée pertinente. Lorsque ces étapes sont terminées, vous pouvez soumettre votre question. 

Nous allons maintenant nous arrêter pour vous poser une question.

Diapositives 9 et 10 : Question

La première question de notre sondage est celle-ci : depuis que nous avons officiellement introduit les critères de soumission d’une question de codification, nous avons observé une baisse du nombre de questions soumises. Selon votre expérience, qu’est-ce qui explique cette baisse?

1. J’utilise mieux les ressources de l’ICIS qui sont à ma disposition (p. ex. la stratégie iCODE, les formations)
2. Je trouve que le processus est trop compliqué ou trop long
3. J’ai arrêté de soumettre des questions, car j’ai l’impression que je ne recevrai pas de réponse
4. Je pose le même nombre de questions qu’avant

Je vais laisser la question ouverte quelques secondes pour vous donner l’occasion de répondre. Je vais ensuite fermer la question et vous faire part des résultats. 

31 % d’entre vous trouvent le processus trop compliqué ou trop long, et 27 % ont arrêté de soumettre des questions, car ils ont l’impression qu’ils ne recevront pas de réponse. 

Ces résultats sont intéressants. 

Les 2 autres options suivent de près : 25 % d’entre vous posent le même nombre de questions qu’avant, et 17 % utilisent mieux les ressources de l’ICIS qui sont à leur disposition.

Nous allons maintenant continuer la présentation. 

Diapositive 11 : Exemples de questions de codification

Nous allons maintenant examiner des exemples de questions de codification. Ce faisant, nous vous demanderons par sondage si vous pensez que les questions répondent aux critères de soumission. Nous verrons ensuite de quelle façon les questions qui ne répondent pas aux critères peuvent être améliorées. 

• Nous vous demanderons : cette question répond-elle aux critères de soumission? Vous répondrez par oui ou par non.
• Réfléchissez à votre réponse et justifiez-la en ciblant les critères qui ont ou qui n’ont pas été respectés. Nous vous recommandons d’ouvrir l’aide-mémoire. Consultez-le, examinez la question et déterminez quels critères sont respectés ou non respectés.
• Après le sondage, nous passerons les questions en revue et nous expliquerons pourquoi chacune répond ou ne répond pas aux critères de soumission.

Diapositive 12 : Exemple de question de codification 1 

Voici un premier exemple de question de codification. Cette question de codification répond-elle aux critères de soumission?

La question que nous avons reçue est la suivante :

Nous avons codifié le dossier de cette façon : J03.9 Amygdalite aiguë, sans précision comme diagnostic principal et J35.0 comme diagnostic de type (3). Avons-nous attribué le bon code comme diagnostic principal pour ce cas?

Cette question répond-elle aux critères de soumission? Je vais ouvrir le sondage et vous laisser quelques secondes pour indiquer si vous pensez que la question de codification répond ou ne répond pas aux critères de soumission. 

Voici les résultats : 98 % d’entre vous pensent que la question ne répond pas aux critères de soumission. Je vais maintenant vous expliquer pourquoi la question ne répond pas aux critères de soumission. 

Diapositive 13 : Exemple de question de codification 1 

La question ne répond pas aux critères de soumission, car elle ne cerne pas le problème spécifique. Elle demande une validation de codes. Les faits et les détails pertinents n’ont pas été donnés. Aucune documentation clinique dépersonnalisée pertinente n’a été fournie. Nous n’avons pas été en mesure de déterminer la raison pour laquelle le codificateur s’interrogeait sur le code à attribuer.

Nous allons maintenant examiner une question qui répond aux critères de soumission.

Diapositive 14 : Exemple de question de codification 1

Il s’agit de la même question de codification, mais cette fois avec beaucoup plus d’information. 

Un patient a été admis pour une amygdalectomie en raison d’une amygdalite chronique. Le médecin a inscrit le diagnostic final de « amygdalite aiguë et chronique ». La norme de codification « Affections aiguës et chroniques » indique d’attribuer un code pour l’affection aiguë et que l’attribution d’un code pour l’affection chronique est facultative. La norme de codification intitulée Diagnostics d’importance équivalente indique d’attribuer un code pour l’affection pour laquelle une intervention chirurgicale définitive a été effectuée. La réponse à la question de codification 12345 abonde dans le même sens. Voici les options d’attribution de codes que nous avons considérées : J03.9 Amygdalite aiguë, sans précision comme diagnostic principal, pour démontrer l’affection aiguë, ou J35.0 Amygdalite chronique, parce qu’une intervention chirurgicale définitive a été effectuée et selon la directive donnée dans la réponse à la question de codification 12345. Je joins une copie du protocole opératoire. Quelle directive s’applique dans ce cas?

Cette question répond maintenant aux critères :

• Elle décrit avec précision le problème de codification — comment codifier une amygdalite aiguë et chronique dans ce cas précis.
• Elle nomme les ressources utilisées — les normes de codification consultées et la réponse à une question de codification antérieure sont indiquées.
• Elle indique également les codes de la CIM-10-CA qui ont été considérés et la raison pour laquelle ils l’ont été.
• De plus, la documentation clinique — à savoir le protocole opératoire — a été fournie.

Ensemble, tous ces éléments créent une question de codification optimale et rendront votre expérience optimale également. 

Examinons maintenant une autre question. 

Diapositive 15 : Exemple de question de codification 2

Voici un autre exemple de question de codification reçue. 

Ceci est une question générale. Je n’ai pas de cas particulier à envoyer. Comment codifier une réduction manuelle d’une masse scrotale?

Cette question répond-elle aux critères de soumission? Nous allons maintenant nous arrêter pour poser la troisième question de notre sondage. Encore une fois, cette question répond-elle aux critères de soumission? Je vais attendre quelques secondes, puis fermer la question et vous donner les résultats. 

Vous avez tous répondu que cette question ne répond pas aux critères de soumission.

Examinons pourquoi la question ne répond pas aux critères de soumission. 

Diapositive 16 : Exemple de question de codification 2

Cette question ne répond pas aux critères de soumission pour les raisons suivantes :

• Il s’agit d’une question générale ou hypothétique.
• Elle ne cerne pas de problème spécifique — pourquoi le client demande-t-il comment codifier une réduction d’une masse scrotale?
• Les faits et les détails pertinents sur le cas n’ont pas été donnés.
• Aucune documentation clinique dépersonnalisée pertinente n’a été fournie pour nous permettre d’orienter le client vers le code à utiliser.

Diapositive 17 : Exemple de question de codification 2

Voici la même question de nature générale, cette fois avec plus d’information. 

Le diagnostic final est documenté en tant que masse scrotale non encore diagnostiquée. Le médecin a tenté de réduire la masse manuellement. Comment codifier la réduction de la masse scrotale? Nous avons joint la documentation. 

L’index alphabétique de la CCI nous dirige vers Réduction, scrotum, sous 1.QG.78.^^, en cas d’éléphantiasis. L’intervention générique (73 — réduction) n’est pas disponible pour le groupe anatomique scrotum (QG). L’approche ouverte est toutefois la seule option disponible à la rubrique 1.QG.78.^^. Ce n’était pas l’approche utilisée pour ce cas. Est-ce que 1.QG.78.LA Réparation de réduction, scrotum, approche ouverte est le bon code à attribuer?

Cette question répond aux critères :

• Elle décrit avec précision le problème de codification — l’approche manuelle n’est pas une option disponible dans la rubrique pertinente, ce qui indique une lacune possible dans la CCI.
• Elle rend compte de la recherche effectuée dans l’index alphabétique de la CCI et elle indique le code et le titre de code de la CCI envisagés.
• De plus, une copie de la documentation clinique dépersonnalisée a été fournie.

Passons maintenant au prochain exemple et à la prochaine question de notre sondage. 

Diapositive 18 : Exemple de question de codification 3

Il s’agit du troisième exemple et de la dernière question de notre sondage. Encore une fois, la question est la suivante : cette question répond-elle aux critères de soumission?

Comment codifier une fracture en motte de beurre du radius distal? Il n’y a pas de documentation disponible.

J’ouvre maintenant la question de notre sondage. Cette question répond-elle aux critères de soumission? Oui ou non?

Je vais attendre quelques secondes, puis mettre fin au sondage et vous donner les résultats. 

Tous les participants considèrent que cette question ne répond pas aux critères de soumission. Je vais maintenant revenir à la présentation et vous expliquer pourquoi la question ne répond pas aux critères de soumission.

Diapositive 19 : Exemple de question de codification 3

La question ne répond pas aux critères de soumission pour les raisons suivantes :

• Il s’agit d’une question générale ou hypothétique. 
• Elle ne cerne pas de problème spécifique.
• Les faits et les détails pertinents sur le cas n’ont pas été donnés.
• Aucune documentation clinique dépersonnalisée pertinente n’a été fournie. 

Nous allons maintenant vous expliquer comment améliorer cette question de codification. 

Diapositive 20 : Exemple de question de codification 3

Voici la même question de nature générale, cette fois avec un peu plus de détails.

Comment classer une fracture en motte de beurre de la métaphyse radiale distale? Nous avons envoyé une copie du dossier d’urgence. Nous avons demandé à un chirurgien orthopédique et il nous a dit qu’une fracture en motte de beurre était une fracture incomplète, car la rupture ne concernait qu’un seul côté de l’os. On l’appelle aussi « fracture en tore ». Il n’y a pas d’entrée d’index alphabétique pour une fracture en motte de beurre, en tore ou incomplète, du radius distal. Donc, nous pensons que ce cas devrait être classé sous S52.580 Autre fracture de l’extrémité inférieure du radius, fermée. Est-ce correct?

Cette question répond aux critères :

• Elle décrit avec précision le problème de codification, soit comment classer une fracture en motte de beurre de la métaphyse radiale distale. 
• Elle fournit également une justification du choix de code.
• Elle indique les ressources utilisées et précise qu’un chirurgien orthopédique a été consulté.
• La documentation clinique est aussi fournie.
• Enfin, la question renvoie à l’index alphabétique de la CIM-10-CA et mentionne le code et le titre de code choisis.

Diapositive 21 : Ressources : bulletin et aide‑mémoire

Voilà qui met fin aux exemples. Maintenant que les exemples sont terminés, nous aimerions vous présenter des ressources qui vous aideront à améliorer vos questions de codification et à optimiser votre expérience dans l’outil d’interrogation en ligne. Nous espérons qu’elles vous seront utiles.

L’information sur le service d’interrogation en ligne se trouve dans le bulletin publié le 10 avril 2018. Une mise à jour de ce bulletin a été publiée le 1^er avril 2022. L’information sur la résolution d’un problème de codification se trouve dans l’aide-mémoire. Ces 2 ressources sont accessibles à partir de notre site Web, sur la page Codification et Classification, dont le lien est indiqué à l’écran. 

Diapositive 22 : Ressources

Il existe plusieurs autres ressources que vous pouvez consulter :

• Tout d’abord, les classifications (CIM-10-CA et CCI) comprennent des règles de codification, des conventions et des instructions intégrées pour vous guider vers le bon code.
• De plus, les Normes canadiennes de codification viennent compléter les classifications en fournissant des renseignements supplémentaires qui ne peuvent être intégrés dans les classifications. Chaque norme comprend des directives et plusieurs exemples illustrant leur application. Lorsque vous consultez une norme de codification, assurez-vous de la lire en entier, car l’un des exemples inclus peut être similaire à votre cas.
• Nous offrons aussi de nombreux produits de formation ainsi qu’un guide qui peut vous aider à trouver les produits dont vous avez besoin. Le document Parcours d’apprentissage : atteignez vos objectifs en 4 niveaux de progression (4P) — cours sur les classifications, la BDCP, le SNISA et les groupes clients, que vous trouverez aussi sur notre site Web, comprend une liste de cours et indique à quelle étape de votre parcours professionnel il est préférable de les suivre.
• Les documents Guide de codification des données en obstétrique et La CCI : guide d’attribution des codes d’interventions, qui étaient autrefois des produits de formation, sont maintenant des guides accessibles à partir de notre site Web.
• Il y a aussi les conseils pour les codificateurs, ou encore les bulletins qui fournissent des instructions détaillées et des précisions sur des sujets qui semblent vous poser problème ou qui sont considérés comme un problème de qualité des données. 
• Nous offrons bien entendu l’outil d’interrogation en ligne, dont nous avons parlé aujourd’hui, qui rassemble les questions précédemment posées et les réponses à ces questions. N’oubliez jamais de le consulter, car votre cas pourrait ressembler à un autre pour lequel une question a déjà été posée. 
• La stratégie iCODE peut aussi vous être utile. Cette stratégie a été mise au point par l’ICIS précisément pour aider les codificateurs à résoudre les cas difficiles. Si vous ne la connaissez pas, consultez la suite d’études de cas iCODE mise en pratique, que vous trouverez dans le Centre d’apprentissage de l’ICIS. Cette série vous donne l’occasion d’appliquer la stratégie iCODE à des cas difficiles.
• Il y a bien sûr Google, où vous pouvez trouver des sites Web fiables et du matériel de référence intéressant.
• Enfin, vous pouvez consulter d’autres professionnels chevronnés en gestion de l’information sur la santé et leur demander conseil pour résoudre vos problèmes de codification. Nous vous encourageons à tirer parti de leurs connaissances et de leur expérience. Ces personnes font le même travail que vous et comprennent bien les défis que vous devez relever. 

Diapositive 23 : Questions?

Nous allons maintenant répondre aux questions qui nous été posées au cours de la présentation. 

La première question de notre sondage a montré qu’un grand nombre de personnes trouvent le processus trop compliqué ou difficile. Voilà pourquoi nous avons préparé l’aide-mémoire. En gros, vous n’avez qu’à suivre l’aide-mémoire et à inclure le plus d’information possible. Indiquez le problème auquel vous vous heurtez en codifiant le cas. Joignez toujours la documentation clinique dépersonnalisée à l’appui de votre question. Cette façon de faire n’a rien de nouveau. La documentation permet d’avoir une bien meilleure idée du cas réel. Prenez le temps de lire l’aide-mémoire. 

Si nous refusons de répondre à une question que vous avez soumise, nous vous indiquerons la raison de ce refus et vous inviterons à soumettre votre question de nouveau. Le délai de réponse est réduit dans ces situations. Nous vous répondons habituellement dans un délai de 24 heures pour vous informer que votre question ne respecte pas les critères de soumission. Vous pouvez alors ajouter l’information que nous vous avons signalée comme manquante et soumettre votre question de nouveau. Nous vous encourageons d’ailleurs à le faire. 

1. La documentation relative au cas n’est pas toujours disponible. Que faire lorsque nous n’avons pas accès à la documentation?
   
   C’est un problème que ni les classifications ni les normes de codification ne peuvent régler. Nous ne pouvons pas corriger le manque de documentation. Si vous n’avez pas accès à la documentation clinique nécessaire à l’attribution des codes, nous ne pouvons pas vous aider non plus. Nous avons vraiment besoin de cette documentation pour déterminer le code convenant le mieux au cas que vous nous soumettez. 
2. Quel est le délai avant d’obtenir une réponse?
   
   Le délai actuel est de 12 jours. Lorsque vous soumettez une question, vous devriez recevoir un message automatique vous indiquant que nous vous répondrons dans les 12 jours ouvrables. 
3. S’il est impossible de trouver un code dans la classification (parce qu’il n’existe pas) et que nous vous demandons comment trouver le bon code, est-ce que notre question répond aux critères de soumission?
   
   Veuillez nous fournir le plus d’information possible au sujet de l’épisode de soins, une copie de la documentation clinique dépersonnalisée pertinente et le code qui vous semble le mieux correspondre au cas, et nous allons vous guider correctement. 
   
   Vous ne devez pas nécessairement nous indiquer le code exact que vous envisagez. Vous pouvez nous donner 2 possibilités et préciser la raison de votre hésitation, par exemple à cause de la note incluse au dossier ou parce que la documentation indique ceci ou cela. L’important est de nous donner une idée de votre processus de réflexion. Nous voulons connaître votre processus de réflexion : pourquoi avez-vous de la difficulté à codifier le cas? À quelle difficulté vous heurtez-vous? Expliquez votre problème clairement. Nous pourrons ainsi mieux vous aider et déterminer s’il y a lieu de faire un ajout aux classifications ou aux normes de codification, de formuler un conseil aux codificateurs ou de créer un produit de formation. Nous comptons sur votre aide pour améliorer nos produits. 
4. Existe-t-il une liste de vérification ou un modèle que nous pouvons utiliser pour formuler une question sur la codification?
   
   L’aide-mémoire sert précisément à cela. Il s’agit d’une liste de vérification qui vous rappelle toutes les étapes que vous devez suivre ou tout ce que vous devez inclure dans votre question.
   
   Vous pouvez utiliser cette liste de vérification. Nous prendrons votre idée en compte pour la création d’un modèle. C’est une chose que nous pouvons envisager. 
   
   Vous devez d’abord énoncer clairement le problème de codification. Fournissez les faits et détails pertinents. Indiquez les codes de la CIM-10-CA et de la CCI que vous pensez attribuer ainsi que leurs titres, et joignez la documentation pertinente avec votre question. 
   
   Bon nombre d’entre vous suivent déjà ces étapes et nous vous en remercions. Nous recevons des questions de codification de bonne qualité et sommes conscients que vous disposez d’un temps limité. Vous faites de votre mieux. Si vous nous fournissez le plus d’information possible et faites de votre mieux pour rédiger votre question de codification, nous mettrons tout en œuvre pour vous aider.

Merci beaucoup à tous d’avoir été des nôtres. C’était un plaisir de vous parler aujourd’hui. J’espère que notre présentation vous a donné des idées quant à la façon d’optimiser vos questions de codification et d’obtenir les réponses dont vous avez besoin.

Diapositive 24 : Écrivez-nous 

Nous vous invitons à nous transmettre vos questions à propos de l’outil d’interrogation en ligne à classifications@icis.ca.