Webinaire À la une : Le panier de codes dans Folio Views 2018

Transcription du webinaire À la une : Le panier de codes dans Folio Views 2018

Le panier de codes est une interface de code dans l’application Folio Views qui, une fois activée, permettra d’améliorer la collecte et l’organisation des codes de la classification afin qu’ils puissent être exportés pour utilisation dans les systèmes de saisie des dossiers de patients. Pour que des codes puissent être importés dans un système de saisie, les clients doivent d’abord communiquer avec leur fournisseur de système et lui demander de rendre cette opération possible.

Lien vers les instructions:   Panier de codes dans la CIM-10-CA et la CCI | ICIS

Diapositive 1: Introduction

Bonjour et bienvenue à notre deuxième webinaire qui porte sur le panier de codes, une fonctionnalité disponible dans Folio Views.  

Je suis Isabelle Roberge, spécialiste des classifications et je serai avec vous pour les prochaines 20 minutes. 

Cette nouvelle série de conférences Web se veut de brèves présentations de 20 à 30 minutes pour donner l’occasion de parler de sujets d’intérêt particuliers.

Diapositive 2: Agenda

Au programme, nous allons décrire ce qu'est le panier de codes, ce qu'il nous est possible de faire à l’aide de cette fonctionnalité et nous vous en ferons une démonstration.

Diapositive 3: Le panier de code dans Folio Views

Diapositive 4: Qu’est-ce que le panier de codes?

Le panier de codes est une fonctionnalité que l’on retrouve dans la CIM-10-CA et CCI et qui est devenu disponible pour tous à partir de la version 2018.

Il permet de rassembler des codes valides de la CIM-10-CA et de la CCI et de les transférer facilement vers un système de saisie sans copier-coller les codes un à un.

Diapositive 5: Le panier de codes, suite …

Il est conseillé d’utiliser le panier de codes pour uniquement faire la collecte de codes valides de la CIM-10-CA et CCI. 

Il est déconseillé de sélectionner les codes de chapitre, de bloc ou de rubrique, car ils n'ont pas de validations acceptables pour être permis sur un abrégé.

Dans la CIM-10-CA, la plupart des codes de catégories à trois caractères ne peuvent pas être sélectionnés. Par exemple, B19 Hépatite virale, sans précision ne sera pas autorisé car ce code est une catégorie avec deux codes reliés, mais G20 Maladie de Parkinson est autorisé. 

Dans la CCI, vous ne pouvez pas sélectionner les codes au niveau du groupe (p. ex. 1.AA. ^^) ou de la rubrique (p. ex. 1.AA.13. ^^). 

Diapositive 6: Double fonctionnalité

Le panier de codes a deux fonctionnalités:

  1. Il a la capacité de rassembler tous les codes de diagnostic valides de la CIM-10-CA et les codes valides d'intervention de la CCI applicables à un scénario de codage et de les transférer vers un système de saisie qui permet de ne plus copier et coller les codes un par un. Pour permettre le transfert des codes vers un système de saisie, les établissements doivent travailler avec le fournisseur de leur système pour permettre cette interface.
  2. Il a aussi la capacité de sauvegarder la liste des codes CIM-10-CA/CCI dans un dossier à utiliser à tout moment pour saisir le même scénario de codification, ce qui s’avère utile dans les cliniques à grand volume pour les listes de codes fréquemment utilisés (par exemple, pour les chirurgies de cataractes, la radiothérapie, etc.).

Diapositive 7: Accéder au panier de codes

Le panier de codes est disponible dans la CIM-10-CA et CCI.

L'icône du panier de codes apparaît dans la barre d'outils des deux classifications dans l'écran principal de folio.

Diapositive 8: Fonctionnalité du panier de codes

La fenêtre du panier de codes est identique dans les deux classifications.  Dans la CIM-10-CA, la fenêtre du panier de codes comprend quatre champs - Code d’accident, Code de lieu, Code d’admission et Diagnostics. Pour la CCI, la fenêtre du panier de codes comprend un champ pour les codes d’intervention et les attributs obligatoires (situation, lieu et étendue).

  • Le champ Code d’accident accepte tout code de cause externe de traumatisme du chapitre XX Causes externes de morbidité et de mortalité (V01-Y98) et il est limité à un seul code
  • Le champ Code de lieu est réservé aux codes de Lieu de l’événement (U98.0-U98.9) et est limité à un seul code.
  • Le champ Code d’admission peut être utilisé pour codifier le diagnostic d’admission lorsqu’il est différent du code de diagnostic principal, seulement si votre établissement a cette exigence et il est aussi limité à un seul code. 
  • Le champ Diagnostics accepte tout code de diagnostic valide et peut contenir jusqu’à 25 codes.
  • Le champ Interventions accepte tout code d’intervention valide et peut contenir jusqu’à 20 codes. Il faut prendre note que lorsqu'un code d'intervention avec des attributs obligatoires est sélectionné, un astérisque apparaît à côté du type d'attribut obligatoire: soit Situation (S)*, Lieu (L)* et Étendue (E)*.

Diapositive 9: Comment rassembler les codes CIM-10-CA

Les codes valides et complets de la CIM-10-CA peuvent être rassemblés à partir de l’index alphabétique et de la table analytique. Deux options sont disponibles pour la collecte des codes: utiliser la souris pour coller ou saisir manuellement le code.

Lorsque vous utilisez la souris, une fois que vous avez trouvé votre code valide dans l'index ou dans la table analytique, le mettre en surbrillance, cliquer le bouton droit de la souris pour le sélectionner, puis choisir l'action appropriée (ajouter code d'accident, d'admission ou de diagnostic) pour insérer le code dans le panier de codes.

Diapositive 10: Comment rassembler les codes CIM-10-CA 

Les codes peuvent également être saisis manuellement.  Pour ce faire, cliquer sur l'icône Ajouter code de diagnostic  . Une fenêtre contextuelle demandant le code de diagnostic apparaît. 

Entrer le code valide de la CIM-10-CA dans la zone Ajouter code, le code doit contenir tous les points décimaux.

Cliquer sur le bouton Ajouter et le code apparaîtra dans la zone Diagnostics. Une fois terminé, cliquer sur le bouton OK pour quitter la fenêtre contextuelle.

Diapositive 11: Comment rassembler les codes CCI

Lorsque tous les codes CIM-10-CA sont rassemblés, vous pouvez ouvrir la CCI. Le panier de codes apparaît seulement lorsque le premier code CCI est sélectionné.

Les codes de la CCI sont rassemblés à partir de la table analytique.  Deux options sont disponibles pour la collecte des codes: utiliser la souris pour coller ou saisir manuellement le code.

Lorsque vous utilisez la souris, mettre le code CCI valide en surbrillance dans la table analytique, cliquer le bouton droit de la souris pour le sélectionner, puis choisir l'action appropriée Ajouter code d’intervention pour l’insérer dans le panier de codes. 

Diapositive 12: Comment rassembler les codes CCI

Les codes peuvent également être saisis manuellement.  Pour ce faire, cliquer sur l'icône Ajouter code d’intervention  .  Une fenêtre contextuelle demandant le code d’intervention apparaît.   

Entrer le code CCI dans la zone Code avec les attributs obligatoires. Les codes doivent contenir tous les points décimaux et tirets comme indiqué dans cet exemple 1.CL.89.NP-LP.

Cliquer sur le bouton Ajouter et le code avec les attributs obligatoires apparaîtront dans la zone Interventions. Une fois terminé, cliquez sur le bouton OK pour quitter la fenêtre contextuelle.

Diapositive 13: Comment transférer les codes CIM-10-CA/CCI

Une fois que tous les codes de diagnostic et d’intervention sont rassemblés, deux tâches peuvent être exécutées: transférer les codes du panier de codes dans un système de saisie et/ou enregistrer la liste de codes dans un dossier de votre choix.

Pour transférer ou enregistrer les codes dans un dossier, cliquer sur Sauvegarder.

Un petit rappel que pour transférer les codes du panier de codes dans un système de saisie, un fournisseur doit être impliqué pour rendre cette tâche possible. Le panier de codes est uniquement une caractéristique de Folio qui n’a pas d’interface avec les systèmes de saisie. Le fournisseur doit autoriser cette fonction dans son produit.

Diapositive 14: Comment récupérer un panier de codes sauvegardé

Pour récupérer un panier de codes sauvegardé: ouvrir la fenêtre du Panier de codes, cliquer sur le bouton Importer. Une boîte de dialogue apparaîtra pour vous permettre de faire une recherche. Double-cliquer sur le panier souhaité et les codes apparaîtront dans le panier.

Diapositive 15: Démonstration du panier de codes dans Folio Views

Diapositive 16: Utilisation du panier de codes pour les codes de diagnostic

Nous utiliserons la fonctionnalité du panier de codes pour un scénario de codage spécifique, c’est-à-dire, une fracture de la rotule suite à une chute dans les escaliers à la maison.

  • Pour commencer, il faut ouvrir la CIM-10-CA et cliquer sur l’icône Panier de codes pour l’activer. 
  • Pour cet exemple, chercher dans l’index alphabétique (jumelle 1) en utilisant le terme pilote «fracture» et en retrait le terme «rotule». Vous ne sélectionnerez pas le code de l’index car il n’est pas valide. Cliquer sur S82.0- pour en arriver dans la table analytique à S82.000 Fracture fermée de la rotule.
  • Mettre le code en surbrillance, cliquer avec le bouton droit de la souris pour le sélectionner et cliquer sur Ajouter code de diagnostic.
  • Après, dans l’index alphabétique des causes externes (jumelle 2) faites une recherche pour le code de cause externe en utilisant le terme pilote “Chute” et en retrait le terme “escalier” pour en arriver à W10 Chute dans et d'un escalier et de marches.
  • Dans l’index ou dans la table analytique, au code W10, mettez en surbrillance le code, cliquer avec le bouton droit de la souris pour le sélectionner et cliquer sur Ajouter code d’accident.
  • Vous remarquerez que, lorsqu'un code de cause externe de la plage V01–Y98 est sélectionné, le champ Code de lieu demande automatiquement un code de lieu dans une liste déroulante. Dans ce scénario, nous savons que le patient a glissé et est tombé dans l'escalier à la maison. Dans la liste déroulante, nous avons sélectionné U98.0 Lieu de l'événement, domicile - puis cliquer sur ok.  Nous avons maintenant rempli les champs pour l’information sur le diagnostic.

N'oubliez pas que le panier de codes vous permet de rassembler jusqu'à 25 codes de diagnostic, mais un seul d'accident et de lieu.

Diapositive 17: Utilisation du panier de codes pour les codes d’interventions

Maintenant, passons à la CCI pour l’intervention

Dans cet exemple, le patient se fait faire une arthroplastie totale du genou gauche, non cimentée, en utilisant une prothèse à trois composants.

  •  Ouvrir la CCI, vous remarquerez que la fenêtre du panier de codes n’est pas ouverte. Il deviendra actif une fois que vous aurez sélectionné le code CCI.
  • À l’aide de la Requête avancée, faites une recherche avec « Arthroplastie totale du genou » pour arriver à la rubrique 1.VG.53.^^ Implantation d'un appareil interne, articulation du genou.
  • À la rubrique, nous trouvons le code de la CCI pour une prothèse non cimentée à trois composants 1.VG.53.LA-PP.
  • Mettre en surbrillance le code, cliquer avec le bouton droit de la souris pour le sélectionner et cliquer sur Ajouter code d’intervention. 
  • Vous remarquerez que, lorsqu'un code d’intervention à des attributs obligatoires, un astérisque apparaît à côté du type d'attribut obligatoire: soit Situation (S)*, Lieu (L)* et Étendue (E)*.
  • Pour ce code CCI, tous les attributs de Situation, Lieu et Étendue sont obligatoires. Vous pouvez faire votre choix en utilisant la liste déroulante. Donc pour l’attribut de Situation, sélectionner P pour Primaire, pour l’attribut de Lieu, sélectionnez L pour Gauche et pour l’attribut d’Étendue, nous savons que c’est une prothèse à trois composants, donc, nous sélectionnons 3 pour Tricompartimentale. Une fois terminé, cliquer sur OK. Le panier de codes apparaît.

Diapositive 18: Liste finale des codes CIM-10-CA/CCI dans le panier de codes

Une fois le panier de codes terminé, il raconte que ce patient est tombé dans l'escalier à la maison, s'est fracturé la rotule et a subi une arthroplastie du genou gauche non cimentée à l'aide d'une prothèse à trois composants.

Maintenant, la seule fonction disponible jusqu'à ce que vous parliez à votre fournisseur pour créer une interface, consiste à enregistrer cette liste de codes dans un dossier. Une fois que votre fournisseur a créé une interface, tous ces codes peuvent être importés dans l’abrégé sans les entrer un à un. 

Diapositive 19: Sauvegarder une liste de codes dans un dossier

Pour enregistrer la liste des codes dans un dossier pour une utilisation ultérieure, cliquer sur Sauvegarder. Une autre fenêtre s'ouvre pour sélectionner l'emplacement où vous souhaitez enregistrer la liste des codes.

Je vais sélectionner mon bureau sur lequel j'ai déjà créé un dossier nommé Panier de codes et je vais nommer ce fichier : PTG pour le remplacement total du genou, le code spécifique de la CCI et les informations relatives aux codes de diagnostic (PTG_ 1VG53LAPP_fracture rotule_chute escalier maison). Libre à vous de décider comment vous souhaitez nommer le fichier contenant cette liste de codes. 

Si enregistré correctement, une fenêtre apparaît indiquant Exportation du panier de codes réussie.

Si je vais sur mon bureau et ouvre mon dossier Panier de codes, j’y trouve ma liste de codes pour le remplacement total du genou.

Diapositive 20: Récupérer une liste de codes d'un dossier

Finalement, pour récupérer la liste des codes, il faut d’abord vider le Panier de codes en cliquant sur Vider, une autre fenêtre s'ouvre pour Confirmer l’effacement du contenu du panier.

Cliquer sur Importer, choisir le dossier dans lequel le panier de codes est enregistré. Dans mon cas, je vais sur mon bureau, dans le dossier Panier de codes, je double-clique sur le fichier et la liste de codes s’affiche dans le panier de codes. 

Ceci termine notre présentation.

Diapositive 21 :

Nous vous remercions d’avoir pris le temps d’écouter cette conférence. 

Nous aimerions également vous rappeler qu’il y aura d’autres conférences À la une, nous vous invitons donc à jeter un coup d’œil à nos prochaines communications via courriel. 

Si vous désirez communiquer avec nous, vous pouvez le faire via notre adresse courriel classifications@icis.ca ou via notre site web www.icis.ca.

Merci, et bonne journée!