Le 19 mars 2019  — 

Webinaire : Optimisez vos questions sur la codification dans l’outil d’interrogation en ligne

Transcription du webinaire : Optimisez vos questions sur la codification dans l’outil d’interrogation en ligne

Diapositive #1: Page titre

Bonjour à tous. Bienvenue au webinaire Optimisez vos questions sur la codification dans l’outil d’interrogation en ligne. Je suis Geneviève Plante, accompagnée de Natalie Fay, nous travaillons comme spécialistes des classifications avec l’équipe de Classifications et Terminologies de l’ICIS.

Diapositive #2: Programme

Le présent webinaire traitera de ce que vous devez connaître sur l’outil d’interrogation en ligne; nous allons ensemble faire la revue des critères de soumission pour les questions sur la codification, ce qui vous aidera à optimiser votre expérience avec les questions sur la codification. Nous parlerons donc de ce que vous devez faire. Nous verrons également ensemble des exemples de questions sur la codification et nous verrons si elles répondent ou non aux critères et comment elles pourraient être améliorées pour répondre aux critères.

Pour vous assister, nous avons joint 2 ressources à cette présentation: le bulletin Tout ce qu’il faut savoir sur les changements au service d’interrogation en ligne et l’aide-mémoire Résolution d’un problème de codification. Vous pouvez les télécharger maintenant pour les consulter tout au long de cette présentation. Ces ressources sont aussi accessibles sur notre site web au www.icis.ca. Rendez-vous sur la page Codification et classification où plusieurs autres ressources sont disponibles pour vous.    

Diapositive #3: Critères de soumission

Comme vous le savez certainement, l’équipe de Classifications et Terminologies de l’ICIS a adopté de nouveaux critères de soumission pour les questions sur la codification. Depuis le 1er Octobre 2018, seules les questions qui répondent à au moins un des critères de soumission sont traitées. Dans ce processus, nous avons mis au point l’aide-mémoire Résolution d’un problème de codification, que j’ai mentionné plut tôt. Il identifie les étapes à suivre pour résoudre vos propres difficultés et il comprend les étapes à compléter avant de soumettre une question sur la codification.

Diapositive #4: Qu’est-ce que cela signifie?

Qu’est-ce que cela signifie? Votre question doit répondre à au moins l’un des critères suivants:

Vous tentez d’attribuer un code de la CIM-10-CA ou de la CCI pour un diagnostic ou une intervention mais il vous semble qu’aucun code approprié n’est disponible dans la classification. Vous portez à notre attention une erreur possible que vous avez identifiée dans un de nos produits comme les classification (CIM-10-CA ou CCI) ou les normes de codification; ou encore, il serait possible d’améliorer la collecte des données en corrigeant ce qui apparaît comme une lacune dans les classifications, les Normes canadiennes de codification ou les ressources pertinentes. Vous voulez soulever un problème majeur ou systémique de qualité des données, ou bien un enjeu majeur d’intérêt public ou une question stratégique fait surface (p. ex. l’aide médicale à mourir, ou la surdose aux opioïdes).

Diapositive #5 Les questions qui ne répondent pas aux critères

Alors, quels types de questions ne répondent pas aux critères de soumission?

Celles qui reposent sur des scénarios cliniques hypothétiques; il doit y avoir un cas réel pour lequel vous avez besoin d’assistance. Il y a aussi les questions auxquelles aucune documentation clinique pertinente n’est jointe. Il nous est toujours important de voir les détails pertinents au cas puisqu’ils ont un effet sur la façon d’attribuer les codes.

On parle aussi des questions qui demandent une validation de l’attribution de codes sans qu’une difficulté ne soit précisée. Les questions qui trouvent leur réponse dans les ressources du client, comme les normes de codification ou les conseils aux codificateurs.

Les questions qui sont liées à une documentation incomplète, illisible ou ambiguë. Les classifications et les normes de codification ne peuvent pas compenser pour la documentation incomplète. Ces questions devraient être référées au dispensateur de soins responsable de la documentation. Finalement, les questions qui sont hors du champ d’expertise de l’équipe des Classifications et Terminologies (p. ex. questions de nature clinique ou qui concernent une autre section comme celles à propos des champs des abrégés de la BDCP, la pondération de la consommation des ressources ou à propos des méthodologies de regroupement des clients.

Ces questions peuvent être soumises dans l’outil d’interrogation en ligne, mais elles doivent être envoyées à un autre département de l’ICIS. Ce qui concerne les abrégés de patients doit être acheminé à l’équipe des Bases de données clinico-administratives, ou BDCA, et tout ce qui touche à la méthodologie de regroupement doit être envoyé aux groupes clients. De plus, les questions de nature clinique qui sont hors du champ d’expertise de l’équipe des Classifications et Terminologies devraient être portées au médecin traitant.

Qu’arrive-t-il lorsque les questions ne répondent pas aux critères?

Nous vous fournirons tout de même une réponse, pour vous laisser savoir que votre question ne répond pas aux critères et nous vous fournirons la raison. Par exemple, nous pouvons vous dire que la réponse est disponible dans les normes de codification. Nous vous inviterons également à soumettre une nouvelle question de codification qui respecte les critères de soumission. Lorsque ceci arrive, nous vous revenons généralement dans un délais d’une journée ouvrable et vous avez ensuite l’opportunité de soumettre à nouveau votre question si besoin.

Diapositive #6 Quand soumettre une question sur la codification?

Ceci étant dit, sachant qu’il existe des critères spécifiques et des étapes à suivre avant de soumettre votre question, comment pouvez-vous être certain de devoir soumettre une question sur la codification? Tel que décrit dans l’aide-mémoire, vous devriez essayer de résoudre par vous-même votre problème de codification en utilisant les ressources disponibles. Si vous n’y parvenez pas, que vous vous êtes assuré que votre question répond aux critères, à ce moment vous pouvez nous faire parvenir la question. 

Diapositive #7 Comment formuler une question qui respecte les critères de soumission?

Lorsque vous êtes prêts à formuler votre question, vous devez vous assurer d’y inclure tous les éléments importants dans le but d’optimiser votre expérience avec les questions sur la codification. Ceci nous mène à l’étape 3 dans l’aide-mémoire, qui comprend les éléments suivants. Soumettez des questions claires sur un problème précis

Fournissez tous les faits et détails pertinents et indiquez quelles références vous avez déjà consultées. Fournissez une liste des ressources que vous avez utilisées pour trouver la meilleure option. Précisez les codes (et titres de code) de la CIM-10-CA et de la CCI que vous pensez utiliser ainsi que la raison de ce choix. Fournissez une copie de tous les documents pertinents ne contenant pas de renseignements personnels sur la santé.

Lorsque la question répond aux critères de soumission et que les éléments importants sont inclus, nous pouvons plus clairement identifier votre problème.  Nous pouvons mieux comprendre votre processus de réflexion et la façon dont vous avez appliqué les ressources mises à votre disposition. Ceci nous permet aussi de mieux identifier les lacunes dans les classifications ou de mieux cerner les endroits où apporter des clarifications dans nos produits. Ces détails nous aident aussi à vous offrir des directives claires, appropriées et complètes.

Diapositive #8 Optimisez vos questions sur la codification (diagramme)

En résumé, pour optimiser vos questions dans l’outil d’interrogation en ligne, Identifiez clairement le problème, dressez la liste des faits, détails pertinents et des ressources utilisées. Soyez le plus clair possible et en décrivant votre processus de pensée. Identifiez les codes de la CIM-10-CA / CCI avec leurs titres que vous pensez attribuer et joignez la documentation clinique pertinente ne contenant pas de renseignements personnels. Lorsque ces étapes sont complétées, vous pouvez soumettre votre question.

Diapositive #9 Exemples de questions sur la codification

Nous allons maintenant passer en revue quelques exemples de questions sur la codification et nous déterminerons si elles répondent aux critères de soumission. Nous verrons de quelle façon elles peuvent être optimisées.

Je passe maintenant la parole à Natalie Fay

Diapositive #10 Exemple #1

Merci, Geneviève.

Pour ce premier exemple, on vous demande : cette question répond-t-elle aux critères de soumission ?

« Nous avons codé le dossier de cette façon:

J03.9 (M) Amygdalite aiguë, sans précision

J35.0 (3) Amygdalite chronique

Avons-nous attribué le bon code comme diagnostic principal pour ce cas? »

Diapositive #11 Exemple #1

La réponse est non, cette question ne répond pas aux critères de soumission car :

un problème spécifique n’a pas été identifié. On reconnaît qu’ils ont des défis pour attribuer le diagnostic principal, mais qu’est-ce qui cause l’incertitude spécifiquement ? La question demande la validation de code : s’agit-il du bon code ? La question ne fournissait pas de faits ou de détails pour ce cas en particulier et aucune documentation désidentifiée n’a été fournie.

Voyons ensemble comment nous pouvons formuler cette question afin qu’elle réponde aux critères de soumission.

Diapositive #12 Exemple #1

Comme vous voyez, nous avons la même question mais avec beaucoup plus d’information. L’exemple se lit comme suit :

« Un patient a été admis pour une amygdalectomie en raison d’une amygdalite chronique. Le médecin a inscrit le diagnostic final de “amygdalite aiguë et chronique”. La norme de codification “Affections aiguës et chroniques” indique d’attribuer un code pour l’affection aiguë et que l’attribution d’un code pour l’affection chronique est optionnelle. La norme de codification intitulée “Diagnostics d’importance équivalente” indique d’attribuer un code pour l’affection pour laquelle une intervention définitive, chirurgicale ou non, a été effectuée. Selon les directives de la requête #12345, voici les options d’attribution de codes que nous avons considérées:

J03.9 (M) Amygdalite aiguë, sans précision, pour démontrer l’affection aiguë, ou

J35.0 (M) Amygdalite chronique, parce qu’une intervention définitive chirurgicale a été effectuée et selon la directive donnée dans la réponse à la requête #12345

Je vous joins une copie du protocole opératoire. Quelle directive s’applique dans ce cas? »

Donc, cette question répond aux critères, car elle identifie le défi de codification spécifique auquel vous êtes confronté pour répondre à cette question. Dans cette circonstance; on se demande : comment coder une amygdalite aiguë et chronique. Cette question identifie les ressources utilisées – soit les normes de codification spécifiques qui ont été examinées et une question de codification précédente a été référencée. De plus, Il identifie les options de codes de la CIM-10-CA possibles à prendre en compte, ainsi que leur justification et dans cette situation, nous pouvons voir que la documentation clinique pertinente; soit le protocole opératoire, est fournie.

Diapositive #13 Exemple #2

Passons à un deuxième exemple. Encore une fois, on vous demande : Cette question répond-t-elle aux critères de soumission ?

« Ceci est juste une question générale.

Je n’ai pas de cas particulier à envoyer.

Comment coder une réduction manuelle d’une masse scrotale ? »

Diapositive #14 Exemple #2

La réponse est non, cette question ne répond pas aux critères de soumission, car la question est une question générale ou hypothétique qui n’est pas basée sur un cas en particulier. Un problème spécifique n’a pas été identifié. Les faits et les détails pertinents n’ont pas été donnés pour nous aider à répondre la question. Aucune documentation désidentifiée n’a été fournie

Voyons ensemble comment nous pouvons formuler cette question afin qu’elle réponde aux critères de soumission.

Diapositive #15 Exemple #2

Voici la même question générale qui est maintenant améliorée pour répondre aux critères. L’exemple se lit comme suit :

« Le diagnostic final est documenté en tant que masse scrotale. Le médecin a tenté de réduire la masse manuellement. Comment coder la réduction de la masse scrotale?

L’index alphabétique de la CCI nous dirige vers :

Réduction

– scrotum, en cas d' éléphantiasis 1.QG.78.^^

L’intervention générique (73 – réduction) n’est pas disponible pour le groupe anatomique scrotum (QG). L’approche ouverte est toutefois la seule option disponible dans cette rubrique. Ce n’était pas l’approche utilisée pour ce cas. Est-ce que 1.QG.78.LA Réparation de réduction, scrotum, approche ouverte est le bon code à attribuer? »

Donc, cette question répond aux critères, car elle identifie le défi de codification spécifique auquel vous êtes confronté pour répondre à cette question. Dans cette circonstance, l’approche manuelle n’est pas disponible comme une option à la rubrique qui nous indique une possible lacune dans la CCI. La question nous identifie l’entrée de l’index alphabétique de la CCI, le code spécifique choisi et le titre du code que le client pense utiliser pour ce cas en particulier. De plus, la documentation clinique pertinente désidentifiée a été fournie avec la question de codification.

Diapositive #16 Exemple #3

Voici notre dernier exemple. Est-ce que cette question répond aux critères de soumission?

« Comment coder une fracture en motte de beurre du radius distal ? Il n’y a pas de documentation disponible.»

Diapositive #17 Exemple #3

La réponse est non, la question ne répond pas aux critères de soumission, car la question est une question générale ou hypothétique qui n’est pas basée sur un cas en particulier. Un problème spécifique n’a pas été identifié. Les faits et les détails pertinents n’ont pas été donnés pour nous aider à répondre à la question. Aucune documentation désidentifiée n’a été fournie.

Diapositive #18 Exemple #3

Voyons ensemble comment nous pouvons formuler cette question afin qu’elle réponde aux critères de soumission. Comme vous voyez, voici la même question générale qui est maintenant améliorée pour répondre aux critères. L’exemple se lit comme suit :

« Comment classer une fracture en motte de beurre de la métaphyse radiale distale? Nous avons envoyé une copie du dossier d’urgence. Nous avons demandé à un chirurgien orthopédique et il nous a dit qu’une fracture en motte de beurre était une fracture incomplète car la rupture ne concernait qu’un côté de l’os. On l’appelle aussi «fracture en tore». Il n’y a pas d’entrée d’index alphabétique pour une fracture en motte de beurre, en tore ou incomplète.

L’index alphabétique nous dirige vers :

Fracture (abduction) (adduction) (avulsion) (comminutive) (oblique) (séparation) (simple) (tassement) (torsion) (de) (en) T14.2-

– radius (fermée/ouverte) (et) S52.8-

– – extrémité

– – – inférieure (distale) (fermée/ouverte) (avec) S52.5-

Donc, nous pensons que ce cas devrait être classé au S52.580 Fracture de l' extrémité inférieure du radius, autre fracture de l' extrémité inférieure du radius, fermée. Est-ce correct? »

Cette question répond aux critères, car elle identifie le défi de codification spécifique auquel vous êtes confronté pour répondre à cette question. Dans cette circonstance, comment coder une fracture en motte de beurre du radius distal ? Elle identifie la justification de ce choix de code. Elle identifie les ressources utilisées, ainsi que la consultation avec l’orthopédiste. La documentation clinique pertinente a été soumise avec la question de codification. De plus, la question identifie le choix possible avec l’index alphabétique de la CIM-10-CA et identifie le choix et le titre du code spécifique qui a été choisi.

Diapositive #19 Ressources et Aide-mémoire

Ceci termine notre section d’exemples, nous espérons que ceci vous a été utile. On aimerait encore une fois vous tenir au courant des ressources disponibles pour vous aider à optimiser votre expérience de codification avec l’outil d’interrogation en ligne. Ces ressources sont attachées avec ce webinaire. L’information à propos du service de l’outil d’interrogation en ligne est trouvé dans le bulletin qui a été publié le 10 avril 2018. L’information sur comment résoudre un problème de codification est trouvée dans l’aide-mémoire. Ces deux documents sont aussi disponibles sur notre site web, soit www.icis.ca sur la page de Classification et codification.

Diapositive #20 Ressources

Bien sûr, ce ne sont pas toutes les ressources dont vous avez besoin. Il y a beaucoup d’autre ressources disponibles pour vous :

Comme les classifications (CIM-10-CA et CCI) qui comprennent des règles de codification, des conventions et des instructions intégrées pour vous guider vers le bon code. Il y a les Normes canadiennes de codification qui complètent les classifications en fournissant des informations supplémentaires qui ne peuvent pas être intégrées aux classifications. Chaque norme comprend des directives et des exemples qui montrent comment appliquer la directive. Assurez-vous de vérifier la norme en totalité, car l’un des exemples inclus peut être assez similaire à votre cas. Nous avons aussi les produits d’éducation. Pour une liste de nos produits éducatifs, voir le document intitulé « Parcours d’apprentissage : atteignez vos objectifs en 4 niveaux de progression – cours sur les classifications, la BDCP, le SNISA et les groupes clients ». Il y aussi les guides tels que « Codification des données obstétriques – Au-delà des notions de base » et « La CCI : Guide d’attribution de codes d’intervention » qui fournissent des indications sur ces sujets spécifiques. De plus, il y a aussi les conseils pour les codificateurs ou les bulletins qui fournissent des instructions détaillées et des éclaircissements sur des sujets qui semblent poser problème ou qui sont identifiés comme un problème de qualité des données. Il est à noter que le prochain conseil doit être publié bientôt, alors gardez l’œil ouvert pour cela. Nous avons le service d’outil d’interrogation en ligne qui rassemble les questions précédemment posées et répondues; peut-être que votre cas ou défi est semblable à un autre. L’ICIS a mis au point la stratégie iCODE pour aider les codeurs à résoudre un cas difficile. Des études de cas sur la pratique avec iCODE sont disponibles dans le centre d’apprentissage de L’ICIS. Celles-ci vous permettent d’appliquer la stratégie en travaillant en travers des cas. Vous avez aussi les sites web et les documents de référence fiables qui sont également intéressants. Et finalement, vos collègues de travail, et d’autres professionnels en gestion de l’information sur la santé avec expérience qui sont souvent une excellente ressource avec laquelle pour pouvez parler de vos problèmes de codification. Nous vous encourageons de prendre avantage de leur connaissance et de leur expérience de travail pour vous avancer dans votre acheminement.

Diapositive #21 Communiquez avec nous

Ceci termine note webinaire pour optimiser vos questions sur la codification dans l’outil d’interrogation en ligne. Nous vous remercions d’avoir pris le temps aujourd’hui de vous joindre à nous pour cette conférence. Nous espérons que vous vous sentez plus confortables et confiants pour soumettre vos questions de codifications. Si vous désirez nous contacter, vous pouvez le faire par notre adresse courriel; classifications@icis.ca ou via notre site web www.icis.ca .

De la part de moi, Geneviève et l’équipe des Classifications et Terminologies, on vous remercie et on vous souhaite une bonne journée!