Le 19 juillet 2019  — 

Webinaire : À la une — Contribuer à la qualité des données : le rôle du codificateur

Transcription du webinaire : À la une – Contribuer à la qualité des données : le rôle du codificateur

Diapositive #1: Introduction

Bonjour à tous. Bienvenue au webinaire À la une – Contribuer à la qualité des données : le rôle du codificateur. Je suis Natalie Fay, accompagnée de Geneviève Plante, nous travaillons comme spécialistes des classifications avec l’équipe de Classifications et Terminologies de l’ICIS.

Diapositive #2: Programme

Au programme aujourd’hui, nous examinerons l’importance de la qualité des données dans le cadre du travail du codificateur, mais également au-delà du processus de codification.

Nous aborderons plusieurs sujets au cours de la séance, dont la saisie et la diffusion des données, le rôle du codificateur et la gestion des données par l’ICIS. Nous verrons également des exemples de codes en action. Ensuite, nous explorerons les résultats des données, en survolant les indicateurs de santé et la façon dont la codification a une influence sur ceux-ci. Enfin, nous nous pencherons sur l’incidence des données et sur l’importance d’accroître la qualité des données pour optimiser les soins aux patients.

Diapositive #3: Saisie des données

Diapositive #4: Tout commence ainsi

Tout commence ainsi… Le flux de données commence par le patient. Tout d'abord, le patient vient à l'hôpital. Le médecin et les autres professionnels de la santé documente dans le dossier médical du patient son diagnostic, son traitement et ses soins.

Ensuite, le dossier du patient est envoyé au département d’information sur la santé, où le codeur attribue les codes de diagnostic et d’intervention, selon le cas et conformément aux normes canadiennes de codification, dans l’abrégé du patient. Les contrôles de qualité des données sont effectués avant que les données soient envoyées à l'ICIS, puis les données sont à nouveau validées à l'ICIS et les erreurs sont renvoyées aux codeurs pour correction et ré-soumission.

Mais cela ne s’arrête pas là…Alors, où vont ces données? Qui les utilise ? Pourquoi le type de diagnostic et la sélections des codes sont si importants? N’oubliez pas que les données que vous collectez au quotidien sont utilisées et qu’il y a une raison pour la sélection des types de diagnostics.

Diapositive #5: De données à information

L’ICIS améliore les données! Les données initiales soumises à l’ICIS font l’objet de vérifications internes et de validations. Tous les trimestres, l’ICIS diffuse des rapports sur la qualité des données en cours d’exercice à l’intention des établissements et des ministères de la Santé. Ces rapports font état de possibles problèmes liés à la qualité des données.

L’ICIS approfondit ensuite le traitement des données et accroît leur pertinence en appliquant des méthodologies de regroupement et de pondération. L’information contenue dans la BDCP, soit la Base de données sur les congés des patients sont également versées dans d’autres banques de données, comme le Registre canadien des remplacements articulaires (RCRA) ou la Base de données sur la morbidité hospitalière (BDMH). L’information tirée des données est publiée et extraite à diverses fins.

Diapositive #6: Diffusion des données

Explorons maintenant les diverses utilisations des données.

Diapositive #7: Qui utilise les donnés ?

Tout d’abord, qui utilise ces données?

Divers programmes et organismes utilisent les données sur la santé recueillie au Canada. Elles sont utiles :

  • Aux professionnels de la santé comme les cliniciens, les gestionnaires des systèmes de santé et les analystes d’aide à la décision;
  • Aux membres des médias et du public, qui peuvent les utiliser aux fins d’un reportage ou pour être au fait des tendances;
  • Aux ministères de la Santé et aux organismes sans but lucratif comme Santé Canada, Statistique Canada et l’Agence de la santé publique du Canada, qui peuvent s’en servir pour prendre des décisions éclairées en vue d’améliorer la santé des Canadiens.

Ce ne sont que quelques exemples d’utilisateurs des données codifiées. Beaucoup d’autres intervenants internes et externes demandent à consulter de l’information sur la santé tous les jours.

Diapositive #8: Utilisation des données

Voici quelques exemples d’utilisation des données. Les résultats des indicateurs sur les priorités partagées en santé ont été publiés le mois dernier pour la première fois. Ces indicateurs visent à mesurer l’accès aux services en santé mentale et en toxicomanie de même que l’accès aux services à domicile et aux soins communautaires (nous en parlerons davantage un peu plus loin dans la présentation). L’information tirée du calcul et de la publication d’indicateurs favorise les comparaisons entre organismes semblables et la prise de décisions (à l’échelle nationale ou internationale), la gestion des résultats ainsi que le financement des systèmes hospitaliers et la répartition des ressources.

Bref, les données servent à améliorer la performance des systèmes de santé et la qualité des soins dispensés aux patients. Grâce aux données codifiées, l’ICIS peut publier de l’information factuelle sur les priorités en santé actuelles, notamment l’expérience des patients, la qualité et la sécurité, les résultats et l’optimisation des ressources, de même que sur les populations prioritaires, dont les personnes âgées; les Premières Nations, les Inuits et les Métis; les enfants et les jeunes; et les bénéficiaires de services en santé mentale et en toxicomanie.

Diapositive #9: Code en action : la démence au Canada

Examinons ce que les codes permettent d’accomplir. Comme la démence figure parmi les 5 affections qui occasionnent les coûts hospitaliers les plus élevés au Canada, voyons l’incidence d’un code de démence sur les différents thèmes d’un même rapport numérique.

L’information contenue dans le rapport intitulé La démence au Canada est tirée des données recueillies dans diverses banques de données, notamment la Base de données sur la morbidité hospitalière. Les analystes de l’ICIS ont utilisé les codes de démence F00 à F03 pour créer ce rapport. La « démence sénile » est l’une des affections prises en compte, puisqu’elle figure parmi les termes inclus au code F03 Démence, sans précision.

L’une des sections du rapport électronique s’intitule « Démence dans les hôpitaux ». Les hôpitaux s’appuient sur les données sur la démence pour trouver des façons d’améliorer les temps d’attente pour les patients atteints de démence. En effet, les personnes âgées de 65 à 79 ans atteintes de démence attendent 2 fois plus longtemps au service d’urgence que les autres personnes âgées.

Les données sur la démence ont d’ailleurs servi à créer des infographies qui illustrent le pourcentage de personnes atteintes de « démence à début précoce ».

La section « Démence et chutes » est quant à elle axée sur la sécurité des patients, puisque les personnes âgées atteintes de démence sont 2 fois plus susceptibles d’être admises à l’hôpital en raison de blessures liées à une chute que celles qui ne sont pas atteintes.

Enfin, la codification de la démence peut également avoir une incidence sur les soins palliatifs et les soins de fin de vie. La section du rapport qui traite de ce sujet révèle des lacunes en matière de soins palliatifs pour les personnes âgées atteintes de démence, ces dernières étant peu nombreuses à recevoir ce type de soins. Ceci porte à réfléchir sur les raisons de cette absence de soins, comme la difficulté à évaluer les besoins et à émettre un pronostic, ou un accès possiblement limité dans certaines collectivités.

L’ICIS publie continuellement de nouveaux rapports sur son site Web. Ce n’est qu’un petit exemple de ce qu’un travail de codification de qualité peut apporter. Pensez à la diapositive précédente où figuraient les nombreux organismes et intervenants qui utilisent ces données. Si les professionnels de la gestion de l’information sur la santé ne recueillaient pas ces données, il ne serait pas possible de produire des rapports comme celui-ci. Chacun des dossiers codifiés génère de l’information utile sur la santé.

Des rapports récents sur divers thèmes prioritaires sont accessibles à la page « Accéder aux données et aux rapports » du site Web de l’ICIS, dont le lien sera fourni à la fin de cette présentation.

Diapositive #10: Résultats des données

Jetons maintenant un bref coup d’œil sur des exemples d’utilisation des données pour rendre compte des résultats et sur les façons de les mesurer.

Diapositive #11: Qu’est-ce qu’un indicateur de santé?

Qu’est-ce qu’un indicateur de santé? Une mesure sommaire unique publiée régulièrement qui fournit de l’information sur la santé pertinente, exploitable et comparable.

L’indicateur de santé résume l’information sur un sujet prioritaire et incite les cliniciens, les dirigeants d’établissements et les équipes d’aide à la décision à se poser les bonnes questions lorsqu’ils analysent les résultats :

  • Offrons-nous les soins appropriés?
  • Sommes-nous efficaces?
  • Pouvons-nous améliorer certains aspects?
  • Avons-nous de bons résultats par rapport aux autres?

Les indicateurs permettent de prendre des mesures en fonction des résultats dans le but d’améliorer la performance des systèmes de santé, s’il y a lieu.

Je passe maintenant la parole à Geneviève.

Diapositive #12: Indicateur préjudices à l’hôpital

L’indicateur Préjudices à l’hôpital est un exemple d’indicateur de santé. Il classe les préjudices dans 31 groupes cliniques exploitables qui ont été élaborés par l’ICIS, en collaboration avec l’Institut canadien pour la sécurité des patients.

L’indicateur rend compte de la fréquence d’hospitalisations en soins de courte durée au cours desquelles un préjudice involontaire s’est produit et aurait pu être évité par la mise en œuvre de pratiques connues fondées sur des données probantes.

Cet indicateur permet aux établissements de cerner les priorités relatives à l’amélioration de la sécurité des patients, et de faire un suivi des mesures visant à réduire les préjudices involontaires potentiellement évitables.

L’indicateur Préjudices à l’hôpital est l’un des rares indicateurs à ne pas être utilisés pour établir des comparaisons entre organismes semblables. Les établissements s’en servent plutôt pour repérer les problèmes potentiels et pour prendre des décisions éclairées en vue d’améliorer la sécurité de leurs patients.

Diapositive #13: Préjudice à l’hôpital

Voici les 31 groupes cliniques associés à l’indicateur Préjudices à l’hôpital. Les éléments en orange sont des exemples de codes nécessaires au suivi des événements préjudiciables en question. Comme vous pouvez le constater, bon nombre d’affections post-intervention font l’objet d’un suivi. En tant que codificateurs, nous devons connaître les contextes et les modalités d’utilisation des normes de codification des affections post-intervention.

Diapositive #14: Aide-mémoire

Les aide-mémoires sont accessibles à la page Codification et classification du site Web de l’ICIS. Ils sont conçus pour assurer la qualité des données. Celui-ci en particulier sert de guide pour codifier ces affections post-intervention. Voyons un exemple d’utilisation de la norme Affections post-intervention et de son incidence sur les résultats de l’indicateur Préjudices à l’hôpital.

Diapositive #15: Incidence de la codification sur les indicateurs (p. ex. Préjudices à l’hôpital)

Par exemple, une patiente contracte une pneumonie postopératoire après avoir subi une hystérectomie.

Si nous suivons les étapes de l’aide-mémoire pour codifier l’affection post-intervention, nous en arrivons au code régulier pour la pneumonie, soit J18.9. Par contre, si nous avions supposé qu’il fallait toujours un code T pour les complications de procédures, nous aurions peut-être pensé qu’il fallait attribuer le code T81.88 et utiliser la pneumonie comme diagnostic de type 3 plutôt que 2. Voilà pourquoi il est important de bien définir les types de diagnostics.

Diapositive #16: Incidence de la codification sur les indicateurs (suite)

Si des codes erronés ont été saisis, ce cas ne sera pas pris en compte dans les résultats de l’indicateur Préjudices à l’hôpital. En effet, si la pneumonie n’a pas été inscrite comme diagnostic de type 2, elle ne répondra pas aux critères de sélection du groupe clinique B16 : Pneumonie. Il nous faut donc décrire correctement la situation des patients et attribuer les codes et les types de diagnostics appropriés si nous voulons que leurs données médicales servent réellement à améliorer la sécurité des patients dans les hôpitaux.

Diapositive #17: Priorités partagées en santé

Comme nous l’avons indiqué plus tôt, l’ICIS a élaboré des indicateurs sur les priorités partagées en santé. Ces indicateurs ont été établis selon les priorités définies par les ministres de la Santé fédéraux, provinciaux et territoriaux.

Les Canadiens ont maintenant plus d’information sur l’accès aux services à domicile et aux services en santé mentale et en toxicomanie dans leur province ou territoire.

Les résultats des indicateurs sur les priorités partagées en santé et le rapport complémentaire ont été publiés le 30 mai 2019.

Au cours des 4 prochaines années, l’ICIS présentera chaque année les résultats de 3 nouveaux indicateurs.

Les indicateurs de la première année sont

  • Séjours à l’hôpital en raison de méfaits causés par l’utilisation de substances : cet indicateur mesure le nombre de séjours à l’hôpital qui sont directement causés par l’utilisation de substances;
  • Visites fréquentes à l’urgence pour des problèmes de santé mentale ou de dépendance : cet indicateur mesure le nombre de Canadiens qui se sont rendus au service d’urgence au moins 4 fois en un an;
  • Séjour à l’hôpital prolongé jusqu’à ce que les services ou le soutien à domicile soient disponibles : cet indicateur mesure le nombre de jours que les patients passent à l’hôpital jusqu’à ce que les services ou le soutien à domicile soient disponibles. Cet indicateur correspond à un terme que vous connaissez déjà : « patients en niveau de soins alternatif » ou « patients NSA ».

L’élaboration de ces indicateurs visait principalement à aider les responsables de l’élaboration des politiques à prévoir et à réaliser les investissements dans les domaines où les besoins sont les plus criants.

Les résultats des indicateurs sur les priorités partagées en santé et les produits complémentaires se trouvent sur le site Web de l’ICIS, qui offre aussi des renseignements contextuels et de l’information facilitant l’interprétation des résultats.

Diapositive #18: Votre système de santé

Candace va maintenant nous donner une démonstration de l’outil web Votre Système en Santé.

Candace Sheppard est une analyste senior et travaille avec l’équipe Votre système de santé (VSS) qui fait partie de la division de la Performance des systèmes de santé de l’ICIS. Elle est responsable des données des outils publics en ligne du VSS. Candace détient également une maîtrise en épidémiologie.

Je passe maintenant la parole à Candace.

Diapositive #19: Outil Web Votre Système de santé

Merci beaucoup Geneviève. Poursuivons au sujet de l’exploration des résultats des données qui sont compris dans les indicateurs a l’ICIS. Nous allons maintenant vous faire une démonstration de l’outil Votre Système de Santé, ou VSS. Le site web du VSS est un outil géré par l’ICIS qui contient 48 indicateurs, et plusieurs de ces indicateurs sont calculés à l’ICIS avec les données qui viennent des hôpitaux.

Il y a 3 sections dans l’outil web Votre Système de Santé. La première section est En bref, et est destiné au grand public. Il y a 18 indicateurs qui sont regroupés selon 5 domaines importants aux yeux des Canadiens, et les résultats sont présentés sous forme d’infographies simples pour avoir un coup d’œil sur les résultats des indicateurs.

La deuxième section est En détail, et il est utilisé par les ministères de la santé dans les provinces et territoires, les établissements de courte et longue durée, et les décideurs régionaux. Dans la section En détail, il y a environ 45 indicateurs, dont les résultats sont présentés à l’échelle du pays, des provinces et territoires, des régions et des établissements. Les résultats pour plus de 600 hôpitaux et 1 600 établissements de soins de longue durée sont aussi compris dans le site web.

Les éléments visuels interactifs permettant de faire des comparaisons entre les groupes semblables, d’établir des points de référence et de connaître les meilleurs résultats. La troisième section est En profondeur, un outil privé. Cette section permet aux établissements qui dispensent des soins de consulter et d’analyser en profondeur les données au niveau des patients.

Diapositive #20: Répertoire des indicateurs

Nous avons aussi un autre produit qui est géré par l’ICIS, c’est le Répertoire des indicateurs. C’est un guichet unique qui permet d’accéder aux indicateurs de l’ICIS et qui fournit des définitions, des méthodologies, des renseignements techniques et plus d’informations à propos des indicateurs de l’ICIS.

Le Répertoire des indicateurs contient des métadonnées portant sur plus de 100 indicateurs. C’est aussi vraiment populaire parmi les intervenants ou de visiteurs de partout dans le monde.

Cela fait aussi partie d’une des mesures prises par l’ICIS pour réduire le chaos dans les indicateurs. Comme c’est un guichet unique, c’est une place où l’on peut avoir beaucoup d’information à propos des indicateurs de l’ICIS à un seul endroit.

L’équipe responsable de l’outil Votre système de santé coordonne les mises à jour semestrielles du répertoire pour qu’elles concordent avec celles de l’outil Votre système de santé.

Diapositive #21: Démonstration : Votre système de santé

Diapositive #22: Incidence des données

Merci, Candace! Nous avons vu comment les données sont utilisées et peuvent être mesurées. Pour terminer, nous parlerons de leur incidence. Pour que les données aient une incidence positive et factuelle sur la santé des Canadiens, il faut en garantir la grande qualité tout au long du processus de transformation.

Diapositive #23: La qualité des données est une responsabilité partagée

La qualité des données est une responsabilité partagée, surtout parce qu’elles passent par un grand nombre d’intervenants au fil du processus.

Les établissements doivent s’assurer que les données soumises rendent réellement compte de l’aspect clinique de chaque visite en soins de courte durée et en soins ambulatoires.

L’ICIS établit la norme nationale qui assure l’uniformité des données sur la morbidité et il voit à ce que les codificateurs aient accès aux ressources dont ils ont besoin pour saisir les données correctement.

Diapositive #24: Cadre de la qualité de l’information de l’ICIS

Le Cadre de la qualité de l’information de l’ICIS fait ressortir l’importance de la responsabilité partagée en matière de qualité des données. La qualité de l’information repose sur la qualité des données. Lorsqu’ils ont accès aux outils et aux normes dont ils ont besoin, les professionnels de la gestion de l’information sur la santé sont en mesure de saisir et de soumettre des données de qualité que l’on peut ensuite transformer en information de qualité susceptible d’être exploitée et comparée

Diapositive #25: Améliorer la qualité des données codifiées : agir comme gardiens des données

Au moment d’effectuer la codification, les codificateurs doivent agir comme gardiens des données afin d’en améliorer la qualité. Les décisions éclairées passent par des données de grande qualité; il faut donc que des pratiques de saine gestion de l’information soient en place pour rendre les données extraites aussi exactes et complètes que possible.

Les 5 dimensions de la qualité doivent toujours être appliquées. Le Cadre de la qualité de l’information de l’ICIS contient des renseignements plus détaillés sur les dimensions de la qualité présentées sur cette diapositive. Tous les liens seront indiqués à la fin de la présentation. Il est important que les codificateurs agissent comme experts en la matière!

Les services de codification devraient promouvoir la collaboration entre les cliniciens et d’autres équipes comme celles responsables de l’amélioration de la documentation clinique. Les codificateurs peuvent mettre à profit leurs connaissances et leur expertise pour aider les médecins à comprendre le degré de précision selon lequel les données doivent être saisies. Les analystes de données ont aussi accès à un cours intitulé Utilisation de la CIM-10-CA et de la CCI : guide complet à l’intention des analystes. Ce cours offre aux chercheurs et aux analystes de l’information sur la codification et la classification ainsi que le cheminement des données. Il est accessible dans le Centre d’apprentissage de l’ICIS. Il s’agit d’une ressource utile pour l’analyste : s’il a des questions ou souhaite obtenir des précisions sur les données, il saura que les codificateurs peuvent ne servir de personnes-ressources, car ils ont accès à la documentation source et sont des experts de l’utilisation des classifications et de l’application des normes de codification. Le cours peut aussi être utile aux codificateurs, qui y voient comment les données codifiées se présentent du point de vue des analystes.

Enfin, l’ICIS assure la gouvernance des données en veillant aux normes et aux ressources dont les codificateurs ont besoin. Poursuivez votre bon travail et continuez à utiliser les ressources offertes.

Diapositive #26: Outils permettant d’améliorer la qualité des données

Voici une liste des ressources de l’ICIS pouvant servir à améliorer la qualité des données :

  • Normes canadiennes de codification, version 2018 (version actuelle)
  • Classifications CIM-10-CA et CCI
  • Bulletins et aide-mémoires accessibles à la page Codification et classification du site Web de l’ICIS
  • Formation continue : apprentissage en ligne et Conseils aux codificateurs
  • Service d’interrogation en ligne
  • Rapports opérationnels et rapports sur la qualité des données en cours d’exercice qui sont envoyés aux établissements

Diapositive #27: Liens utiles

Voici la liste des liens vers les ressources mentionnées pendant la présentation. Ces liens permettent d’accéder directement aux ressources, à l’exception du centre d’apprentissage en ligne, où il faut ouvrir une session pour avoir accès au cours.

Diapositive #28: Citations

Nous terminerons le webinaire avec une citation invitant à la réflexion : « La qualité est la responsabilité de tous, et rien ne nous empêche de continuer de nous améliorer. » Nous espérons que le webinaire vous a permis de mieux comprendre à quoi servent les données et comment elles sont utilisées, et de mesurer l’importance du rôle que chacun joue dans le cycle de vie des données.

Tant que nous continuerons d’améliorer la qualité des données codifiées, nous continuerons de jouer un rôle crucial dans le système de santé et de contribuer à l’amélioration des soins.

Diapositive #29: Conclusion

Voilà qui conclut le webinaire. Nous espérons qu’il vous a été utile. Si vous souhaitez nous contacter, vous pouvez le faire via notre adresse courriel, soit classifications@icis.ca ou via notre site web www.icis.ca. Merci de votre participation!