Le présent bulletin décrit le processus de mise à l’essai des établissements qui participent au Registre canadien des remplacements articulaires (RCRA) pour 2018-2019. Le processus de soumission d’essai permet aux établissements de s’assurer que les mises à jour de leurs systèmes satisfont aux exigences de l’ICIS. À compter de 2018-2019, les établissements ne sont pas tenus d’effectuer des soumissions d’essai annuel s’il n’y a pas de modification importante au système RCRA. Si les spécifications doivent subir des modifications importantes, l’ICIS demandera à l’établissement d’effectuer la mise à l’essai. Les chirurgiens et les établissements doivent s’inscrire avant de soumettre des données.

Afin de faciliter ce processus et d’améliorer la qualité des données, tous les établissements participants sont tenus de fournir des données d’essai à l’Institut canadien d’information sur la santé (ICIS), le cas échéant, avant de transmettre les soumissions réelles à la plupart de ses bases de données. Les nouveaux établissements et ceux qui changent de fournisseur doivent encore soumettre des données pendant la période d’essai, mais un fournisseur autorisé de l’établissement doit d’abord avoir soumis des données d’essai avec succès.

Soumission d’essai : dates importantes pour 2018-2019

  • 3 avril 2018 : Début de la période d’essai des fournisseurs
  • Après le 3 avril 2018, une fois les essais du fournisseur réussis : Début de la période d’essai des établissements (nouveaux établissements ou en cas de changement de fournisseur)
  • 31 juillet 2018 : Date limite des essais des fournisseurs et des établissements
  • 31 août 2018 :Date limite de soumission pour le premier trimestre

La mise à l’essai des fournisseurs peut commencer à partir du 3 avril 2018. Un établissement peut soumettre des données d’essai une fois les essais de son fournisseur réussis. Comme les essais du fournisseur et de l’établissement, le cas échéant, doivent avoir été réalisés avec succès avant que l’établissement puisse commencer à soumettre des données à la base de données réelle, il est recommandé de les effectuer bien avant le 31 juillet 2018.

À noter que le délai de traitement des fichiers par l’ICIS est souvent court, mais il peut tout de même atteindre 48 heures (2 jours ouvrables) à partir du moment où les fichiers sont reçus. Nous recommandons aux établissements de soumettre leurs données bien avant la date limite afin qu’elles soient traitées dans le délai de 48 heures et qu’elles puissent être corrigées et soumises de nouveau en temps opportun, le cas échéant.

Le même délai de traitement s’applique aux soumissions d’essai et aux soumissions réelles ou dans l’environnement de production. De plus, seules les données soumises à l’ICIS au moyen du Service de soumission électronique de données (eDSS) avant 23 h 59 (HE) à la date limite de correction des erreurs seront traitées aux fins d’extraction trimestrielle. La date limite sera respectée, peu importe le jour de la semaine auquel elle correspond.

Les établissements participants doivent suivre le processus de mise à l’essai suivant avant de soumettre des données réelles.

Processus de mise à l’essai des établissements

Si un établissement compte plusieurs sites, chaque site doit effectuer le processus.

  1. Chaque établissement doit vérifier si le fournisseur du logiciel qu’il utilise pour les soumissions au RCRA a terminé le processus de mise à l’essai de l’ICIS.
    • La personne-ressource de l’établissement devrait être avisée par son fournisseur que ce dernier a réussi l’essai des fournisseurs.
  2. L’établissement doit alors soumettre les données d’essai à l’ICIS au moyen de l’eDSS.
    • Pour la soumission d’essai, sélectionnez l’option Soumission de données d’essai de l’établissement ou de l’organisation.
    • Les enregistrements d’essai peuvent comprendre des données réelles de la période 01 ou de toute autre période, tirées du système de saisie en temps réel de l’établissement.
  3. La personne-ressource de l’établissement recevra un courriel de confirmation comprenant l’un des messages suivants :
    1. Les fichiers ont été rejetés.
      • Les fichiers dont le nom est incorrect ou déjà utilisé ne peuvent pas être traités et seront automatiquement rejetés par le système du RCRA.
      • L’établissement doit corriger l’erreur et soumettre le fichier de nouveau.
      • Le numéro séquentiel utilisé dans le nom des fichiers .zip et .txt à soumettre de nouveau doit être plus élevé que celui utilisé pour les soumissions antérieures (à noter que le numéro séquentiel doit être unique au cours d’une période donnée).
    2. Le fichier d’essai a été traité et le rapport de soumission électronique du RCRA peut être téléchargé.
      • Si la personne-ressource de l’établissement ne reçoit aucun courriel de confirmation dans les 3 jours ouvrables suivant la soumission du fichier d’essai, elle doit écrire à l’équipe du RCRA (rcra@icis.ca).
  4. La première page du rapport de soumission électronique présente un résumé du fichier d’essai traité. Le reste du rapport fait état de toutes les erreurs graves (erreurs d’incohérence) et non graves (avertissements) selon les règles de validation du RCRA.
    • Un membre de l’équipe du RCRA examine le rapport afin de s’assurer que le fichier de données d’essai a été traité correctement et qu’il contenait moins de 10 % d’erreurs.
  5. L’équipe du RCRA déterminera si l’essai est réussi ou non.
    • Les établissements n’ayant obtenu aucune erreur ne doivent pas automatiquement conclure que l’essai est réussi.
    • L’équipe du RCRA communiquera avec la personne-ressource de l’établissement pour lui transmettre le résultat de l’essai. Tout fichier transmis au système de production avant l’obtention de cette confirmation sera supprimé.
  6. Une fois que l’équipe du RCRA a confirmé à la personne-ressource que l’essai est réussi, les données peuvent être transmises au système réel de production.
    • Veuillez noter que les fichiers d’essai ne sont pas transférés automatiquement au système réel de production.
    • À cette étape du processus, les établissements doivent soumettre les données au moyen de l’eDSS en sélectionnant l’option Soumission de données réelles de l’établissement ou de l’organisation.
  7. Les établissements qui n’ont aucun enregistrement à soumettre pour la période 01 (aucune chirurgie d’avril 2018 à juillet 2019) ne doivent pas soumettre un fichier vide. Ils peuvent plutôt soumettre des fichiers d’essai lorsque les données deviennent disponibles, même après la date limite pour les soumissions d’essai des établissements.
    • Cette mesure s’applique aux services de chirurgie d’un jour.

Pour toute question concernant le processus du RCRA pour la mise à l’essai des établissements, écrivez à rcra@icis.ca.