Avril 2018

Le présent bulletin expose la marche à suivre pour la saisie, à l’aide d’un lecteur de codes à barres, de l’information qui figure sur l’étiquette des prothèses et des ciments. Puisque les étiquettes des produits ne sont pas standards d’un fabricant à l’autre et parfois pour un même fabricant, les fournisseurs de données doivent s’assurer que le bon code à barres est balayé et que l’information se retrouve dans le champ approprié (c.-à-d. Numéro de produit ou Numéro de lot). Bien qu’elles ressemblent aux étiquettes réelles de divers fabricants, les étiquettes utilisées en exemple dans ce bulletin sont fictives.

Contexte

Le Registre canadien des remplacements articulaires (RCRA), qui recense des dispositifs médicaux à l’échelle du Canada, associe l’information sur une prothèse et le dossier du patient correspondant. Ces données permettent de surveiller la qualité des soins et les résultats pour les patients ayant subi une arthroplastie de la hanche ou du genou au Canada. Par conséquent, il est essentiel que les fournisseurs de données saisissent avec précision l’information sur les prothèses et les ciments.

À compter de l’exercice de soumission 2018‑2019, l’information du RCRA sera soumise à l’aide de la Base de données sur les congés des patients (BDCP) ou de l’ancien système de soumission de fichiers électroniques du RCRA. Les 2 systèmes peuvent accepter des numéros de produit et de lot balayés directement à partir des codes à barres. Un algorithme intégré extrait ensuite l’information nécessaire sur le produit et le lot à soumettre au RCRA.

S’il est impossible pour votre établissement de balayer les codes à barres, vous pouvez toujours saisir manuellement l’information sur les implants dans la BDCP et l’ancien système de soumission de fichiers électroniques du RCRA.

L’équipe du RCRA recommande aux fournisseurs de données de conserver le processus opérationnel déjà en place si leur système permet déjà le balayage des codes à barres dans le cadre de la saisie des données du RCRA. Dans ces cas, les numéros de produit et de lot appropriés sont déjà extraits des codes à barres et soumis au RCRA.

Étape 1 : Paramétrer le lecteur de codes à barres

La première étape consiste à activer le paramètre de transmission de la norme AIM (code d’identification et de saisie des données automatiques). Veuillez consulter le manuel d’utilisation de votre lecteur pour obtenir des renseignements supplémentaires. Il suffit souvent de balayer des codes à barres spéciaux dans le manuel d’utilisation pour activer ou désactiver les paramètres du lecteur.

Étape 2 : Vérifier que le paramètre de transmission de la norme AIM est activé

Pour vérifier que le paramètre de transmission de la norme AIM est bien activé, balayez le code à barres
ci-dessous. À l’écran, vous devriez apercevoir le code suivant : ]C0123456789. Prenez note qu’il débute par un crochet fermant (]).

Remarque : La langue du clavier influe sur la façon dont le lecteur saisit les données. Le système du RCRA ne fonctionne que selon les paramètres de langue « Anglais (États-Unis) » et « Français (Canada) ». Il ne reconnaît pas le clavier « Canadien multilingue standard » ni aucun autre paramètre de langue.

Utilisateurs du clavier français : La valeur balayée, au lieu de commencer par un crochet fermant ( ] ), commencera par une cédille ou un C cédille ( ¸ ou Ç ).

Un exemple de code à barres

Étape 3 : Balayer les codes à barres

À l’heure actuelle, les étiquettes des produits ne sont pas standards d’un fabricant à l’autre et parfois pour un même un fabricant. Dans cette section, vous trouverez des directives précises sur la façon de balayer les codes à barres en fonction des caractéristiques de l’étiquette. Nous vous invitons à examiner les différentes étiquettes utilisées dans votre établissement et à vous familiariser avec leur mode de balayage dans les directives suivantes.

Remarque : Dans quelques circonstances, des exceptions s’appliquent au traitement de l’information pour certains fabricants. Sur toutes les étiquettes, les termes « numéro au catalogue » et « numéro de référence » sont utilisés de façon interchangeable.

a) Étiquettes à 2 codes à barres

Dans la plupart des cas, une série de caractères située sous le code à barres du haut contient le numéro au catalogue, ou numéro de référence, et une autre située sous le code à barres du bas contient le numéro de lot.

Produits Link : Ne balayez pas les codes à barres. Les numéros de produit et de lot doivent être saisis à la main.

Tous les autres produits : Balayez le code à barres du haut dans le champ Numéro de produit et celui du bas dans le champ Numéro de lot. Les données saisies par balayage peuvent contenir des symboles ou des chiffres supplémentaires. Ne modifiez pas la série de caractères qui s’affiche dans le champ.

Exemple no1

Exemple d’étiquette comprenant 2 codes à barres qui ne sont pas accompagnés d’une description. Le premier code à barres (en haut) est pour le champ Numéro de produit et le deuxième code à barres (en bas) est pour le champ Numéro de lot.

Exemple no2

Dans cet exemple d’étiquette, la mention « REF » désigne le code à barres à balayer dans le champ Numéro de produit et la mention « LOT » le code à barres à balayer dans le champ Numéro de lot.

Remarque

*  Pour les produits Link, saisissez manuellement le numéro de produit (numéro de référence) et le numéro de lot exactement comme ils apparaissent sur l’étiquette (pour l’exemple 1, entrez « 12-3456 » comme numéro de produit et « 123456 » comme numéro de lot).

Alt text: Exemple d’étiquette sur laquelle la mention « REF » sert à indiquer le code à barres pour le champ Numéro de produit et la mention « LOT » sert à indiquer le code à barres pour le champ Numéro de lot.

b) Étiquettes à un code à barres

Produits Zimmer : Les étiquettes des produits Zimmer comportent un code à barres. La série de caractères qui se trouve sous ce code à barres contient le numéro au catalogue (numéro de référence) et le numéro de lot. Balayez le code à barres dans le champ Numéro de produit, puis dans le champ Numéro de lot.

Produits Smith & Nephew ou Biomet et ciments Palacos : Dans le cas des produits Smith & Nephew ou Biomet et des ciments Palacos (comportant un seul code à barres linéaire unidimensionnel), balayez le code à barres dans le champ Numéro de produit et inscrivez « INCONNU » dans le champ Numéro de lot.

Produits Cerafix et de tout autre fabricant : Saisissez manuellement le numéro au catalogue (numéro de référence) dans le champ Numéro de produit et le numéro de lot dans le champ Numéro de lot.

Exemple d’étiquette avec un code à barres. Les renseignements relatifs à cette image sont présentés dans le texte ci dessus.

c) Étiquettes à code à barres bidimensionnel (2D)

Si l’étiquette a un code à barres unidimensionnel (linéaire) et un code à barres bidimensionnel (carré, matrice de données), balayez seulement le code unidimensionnel en suivant les instructions précédentes.

Si l’étiquette a seulement un code à barres bidimensionnel carré, balayez le code à barres bidimensionnel dans le champ Numéro de produit et inscrivez « INCONNU » dans le champ Numéro de lot.

Remarque : Il faut disposer d’un lecteur compatible pour balayer les codes bidimensionnels.

d) Étiquettes sans code à barres

Saisissez manuellement le numéro au catalogue (numéro de référence) dans le champ Numéro de produit et le numéro de lot dans le champ Numéro de lot. Assurez-vous d’inclure tous les tirets, comme dans l’exemple ci-dessous.

Les renseignements relatifs à cette image sont présentés dans le texte ci dessus.

Pour en savoir plus

Comme l’étiquetage des produits peut changer, nous demandons aux fournisseurs de données de signaler tout écart ou problème à l’équipe du RCRA à rcra@icis.ca.

L’équipe du RCRA a rédigé ces directives à l’aide de l’information fournie par Health Shared Services British Columbia (HSSBC) et Global Standards One (GS1) Canada.