Nous vous recommandons d’adopter des politiques et procédures d’assurance de la qualité des données afin de garantir l’intégralité et l’exactitude des données que vous soumettez à l’ICIS. Vous trouverez ci-dessous une liste de mesures à prendre et de vérifications à effectuer avant et après la soumission de vos données.
Passer en revue l’évaluation
- Les identificateurs personnels (date de naissance, numéro d’assurance-maladie et autres identificateurs uniques) sont-ils exacts?
- Les dates sont-elles exactes et s’inscrivent-elles dans la période définie (p. ex. date d’admission, date de référence de l’évaluation, date de la signature indiquant que l’évaluation est terminée, date de sortie)?
- Les sections pertinentes de l’évaluation sont-elles remplies (p. ex. celles concernant la peau et les plaies, la douleur, l’humeur)?
- Les éléments interreliés (p. ex. problèmes physiques et effets secondaires des médicaments) sont-ils codifiés correctement?
- L’évaluation contient-elle des valeurs valides, telles que définies dans les directives de codification?
Vérifier le fichier de soumission
- Combien d’enregistrements le fichier contient-il? Certains logiciels fournissent cette information avant de transférer les enregistrements dans le fichier de soumission.
- Le nom du fichier inclut-il le numéro de votre organisme, le trimestre et l’exercice fiscal?
Examiner les rapports de soumission de l’ICIS
- Examiner les rapport de soumission de l'ICIS
- Les enregistrements soumis ont-ils tous été acceptés?
- Si ce n’est pas le cas, analysez la raison du rejet, corrigez le problème et resoumettez l’enregistrement dans un nouveau fichier.
Assurez-vous auprès de votre fournisseur que le logiciel appuie les procédures d’assurance de la qualité des données en lui posant les questions suivantes :
- Les indicateurs de codification clinique sont-ils en avant-plan dans l’interface utilisateur?
- Des vérifications empêchent-elles que les identificateurs personnels uniques (date de naissance, numéro d’assurance-maladie et autres identificateurs uniques) soient utilisés pour plusieurs personnes?
- Le logiciel peut-il exécuter des rapports sur l’historique des évaluations pour plusieurs trimestres?
- Le logiciel peut-il exécuter des rapports pour les indicateurs de la qualité, les échelles de résultats, les groupes d’utilisation des ressources (RUG) et les catégories du Système de classification des patients hospitalisés en psychiatrie (SCIPP)?
Soyez au fait! Il est important que vous connaissiez les processus d’assurance de la qualité de votre organisme, de votre région et de votre province ou territoire.
Avantages des vérifications de la qualité des données
- Surveiller les activités et démontrer la conformité aux processus, ce qui comprend l’actualité des soumissions
- Faire un suivi des activités de soumission (nombre d’enregistrements soumis acceptés, rejetés ou supprimés dans la base de données de l’ICIS)
- Mettre en place des initiatives d’assurance de la qualité des données, puis surveiller et mesurer les résultats
La collecte de renseignements exacts dans les évaluations entraîne des gains d’efficacité, la prise de meilleures décisions et l’amélioration des soins dispensés à la population.
Nous vous recommandons de surveiller vos activités relatives à la qualité des données en tout temps. Vous devriez également revoir vos procédures d’assurance de la qualité des données sur une base régulière et les mettre à jour au besoin.